Setul de instrumente pentru evenimente pentru plantarea copacilor
Mai jos sunt sugestii și resurse pentru a vă ajuta să vă planificați evenimentul de plantare a copacilor.
Cum să găzduiești un eveniment de succes de plantare a copacilor
Pregătirea pentru a găzdui un eveniment de plantare de copaci necesită ceva planificare. Vă recomandăm să petreceți timp pentru a dezvolta un plan prezentat în următorii pași:
Pasul 1: Planificați-vă evenimentul cu 6-8 luni înainte
Adunați un comitet de planificare
- Identificați obiectivele pentru evenimentul de plantare a copacilor
- Identificați nevoile financiare și posibilitățile de strângere de fonduri.
- Elaborați un plan și începeți imediat strângerea de fonduri.
- Identificați locurile de muncă voluntare pentru plantarea de copaci și rolurile și responsabilitățile comitetelor și scrieți-le
- Solicitați un președinte pentru un eveniment pentru plantarea de copaci și definiți responsabilitățile comitetului de eveniment.
- Pe lângă acest set de instrumente, s-ar putea să găsiți și Tree San Diego's Întrebări privind proiectul de plantare de copaci/eveniment PDF util pentru organizația dvs. pe măsură ce vă definiți planul.
Selectarea amplasamentului și aprobarea proiectului
- Determinați locul de plantare a copacilor
- Aflați cine deține proprietatea și stabiliți procesul de aprobare și permisiunea de a planta copaci pe amplasament
- Primiți aprobarea/permisiunea de la proprietarul proprietății site-ului
- Evaluați amplasamentul pentru plantarea copacilor împreună cu proprietarul proprietății. Determinați restricțiile fizice ale site-ului, cum ar fi:
- Considerații privind dimensiunea și înălțimea copacului
- Rădăcini și pavaj
- Economisire de energie
- Restricții aeriene (linii electrice, elemente de construcție etc.)
- Pericol dedesubt (conducte, fire, alte restricții de utilitate – Date de contact 811 înainte de a săpa pentru a solicita ca locațiile aproximative ale utilităților îngropate să fie marcate cu vopsea sau steaguri.)
- Lumina solară disponibilă
- Umbră și copaci din apropiere
- Solul și drenajul
- Solurile compactate
- Sursa de irigare și accesibilitate
- Preocupări legate de proprietarul proprietății
- Luați în considerare completarea a Lista de verificare pentru evaluarea amplasamentului. Pentru a afla mai multe despre lista de verificare, descărcați Ghid de evaluare a site-ului (Institutul de horticultură urbană de la Universitatea Cornell) acest bine vă ajută să determinați speciile de arbori potrivite pentru locație (locații).
- Planificați pregătirea site-ului
- Gazon curat unde fiecare copac va fi plantat de până la 1 și 1 1/2 ori lățimea ghiveciului de copac
- O zonă fără buruieni va împiedica copacii să fie depășiți în competiție și va reduce posibilitatea ca rozătoarele mici să provoace daune puietului
- Dacă există sol compactat, determinați dacă doriți să săpați gropi înainte de data plantării
- Dacă există sol compactat, poate fi necesară modificarea solului. Solurile pot fi modificate cu compost pentru a îmbunătăți calitatea
Selectarea arborelui și achiziționarea
- Cercetați tipul de arbore adecvat pentru amplasament după finalizarea evaluării amplasamentului.
- Următoarele resurse vă pot fi utile în acest proces:
- SelectTree – Acest program conceput de către Institutul pentru Ecosisteme Forestiere Urbane at Cal Poly este o bază de date de selecție a arborilor pentru California. Puteți găsi cel mai bun copac de plantat după atribut sau după codul poștal
- Copaci pentru secolul 21 este un ghid produs de California ReLeaf care discută opt pași către un copac înfloritor, inclusiv importanța selecției copacilor.
- WUCOLS oferă o evaluare a necesarului de apă pentru irigații pentru peste 3,500 de specii.
- Luați decizia finală de selecție a arborelui cu implicarea proprietarului site-ului și semnați
- Vizitați pepiniera locală pentru a comanda răsaduri și pentru a facilita achiziționarea de copaci
Data și detaliile evenimentului de plantare a copacilor
- Stabiliți data și detaliile evenimentului de plantare a copacilor
- Determinați programul evenimentului de plantare a copacilor, de exemplu, mesaj de întâmpinare, recunoașterea sponsorului și a partenerilor, ceremonie (durata recomandată de 15 minute), procesul de check-in al voluntarilor, componenta educațională (dacă este cazul), organizarea de plantare a copacilor, șefii echipei, numărul de voluntari necesari , instalați, curățați etc.
- Identificați participanții, divertismentul, vorbitorii, aleșii locali etc., pe care doriți să îi prezentați la eveniment și solicitați-i să treacă data în calendarele lor
Planul de îngrijire a copacilor după plantare
- Elaborați un plan de îngrijire a copacilor după plantare cu implicarea proprietarului proprietății
- Planul de udare a copacilor – Săptămânal
- Elaborați un plan de plivire și mulcire – lunar
- Elaborați un plan de protecție a arborilor tineri (pentru a proteja puieții folosind plasă sau tuburi de plastic) - După plantare
- Elaborați un plan de monitorizare a sănătății arborilor și tăierii – anual în primii trei ani
- Pentru sfaturi de planificare a îngrijirii copacilor, vă rugăm să urmăriți webinarul nostru educațional ReLeaf: Tree Care Through Establishment – cu vorbitorul invitat Doug Wildman
- Vă recomandăm cu căldură să luați în considerare bugetul pentru îngrijirea copacilor. Urmărește-ne Bugetarea pentru succesul îngrijirii arborilor pentru a vă ajuta cu o propunere de grant sau pentru stabilirea unui nou program de plantare de copaci.
Lista de provizii pentru plantare
- Elaborați o listă de provizii pentru plantare, iată câteva elemente de luat în considerare:
- Sapa (1-2 per echipa)
- Lopeți cu cap rotund (3 per echipă pentru copaci de 15 galoane și mai sus, 2 per echipă pentru copaci de 5 galoane și mai mici)
- Pânză de pânză sau material flexibil pentru a captura și ridica solul umplut (1 până la 2 per echipă)
- Mistrie de mână (1 per echipă)
- Mănuși (pereche pentru fiecare persoană)
- Foarfece pentru a elimina etichetele
- Cuțit utilitar pentru a tăia recipientul (dacă este necesar)
- Mulci din așchii de lemn (1 sac per copac mic, 1 sac = 2 picioare cubi) – Mulci poate fi de obicei donat și livrat de o companie locală de îngrijire a copacilor, un district școlar sau un district de parcuri gratuit, cu o notificare prealabilă.
- Roabe/furci pentru mulci
- Sursă de apă, furtun, bavetă pentru furtun sau găleți/cărucioare pentru copaci
- Miruși de lemn și/sau tuburi de adăpost pentru copaci cu legături
- Ciocan, ciocan sau ciocan (dacă este necesar)
- Scaune/Scări, dacă este necesar, pentru împușcarea copacilor
- EIP: căști, protecție pentru ochi etc.
- Conuri de trafic (dacă este necesar)
Dacă terenul are sol compactat, luați în considerare următoarele
- Târnăcop
- Bară de săpat
- Snecul (Trebuie să fie preaprobat prin 811 permisiune)
Planificarea Voluntariatului
- Stabiliți dacă veți folosi voluntari pentru a planta copaci
- Determinați dacă veți folosi voluntari pentru îngrijirea copacilor în primii trei ani și pe termen lung, inclusiv udarea, mulcirea, îndepărtarea țărușilor, tăierea și plivitul
- Cum veți recruta voluntari?
- Rețele sociale, apeluri telefonice, e-mailuri, fluturași, liste de cartier și organizații partenere (Sfaturi pentru recrutarea voluntarilor)
- Luați în considerare că unele organizații nonprofit ar putea avea personalul sau o echipă gata de plecare. Unele companii sau municipalități vor organiza zile de lucru corporative sau vor valorifica rețelele lor existente și vor contribui financiar la evenimentul dvs
- Determinați tipul de roluri necesare de voluntari, de exemplu: organizarea evenimentului, liderii/mentorii de plantare de copaci, managementul voluntarilor, cum ar fi check-in/check-out și confirmarea exonerării de răspundere, fotografierea evenimentului, plantarea copacilor, curățarea după eveniment.
- Creați un plan de comunicare și gestionare a voluntarilor, cum veți avea voluntari să se înscrie sau să răspundă în avans, cum îi veți confirma și reaminti voluntarului evenimentul de plantare sau sarcinile de îngrijire a copacilor etc., cum veți comunica siguranța și alte memento-uri (luați în considerare crearea un formular de site web, un formular Google sau folosind un software de înregistrare online precum eventbrite sau signup.com)
- Elaborați un plan pentru siguranța voluntarilor, nevoile de confort conform ADA, politici/derogări, disponibilitatea toaletei, educație despre plantarea copacilor și beneficiile copacilor și cine, ce, unde, când de ce al evenimentului dvs.
- Obțineți o exonerare de răspundere pentru voluntari și determinați dacă organizația sau locul de plantare/partenerul dvs. ar putea avea necesare politici sau cerințe, formulare sau derogări de răspundere pentru voluntari. Vă rugăm să vedeți Exemplu de derogare pentru voluntari și eliberare de fotografii (descărcare .docx)
- Planificați nevoile de siguranță și confort ale voluntarilor și planificați să aveți următoarele la eveniment:
- Trusă de prim ajutor cu tifon, pensetă și bandaje
- Protectie solara
- Șervețele de mână
- Apă potabilă (Încurajați voluntarii să-și aducă propriile sticle de apă reîncărcabile)
- Gustări (Luați în considerare să cereți o donație unei companii locale)
- Clipboard în foaia cu un stilou
- Exonerări suplimentare de răspundere pentru voluntari pentru voluntari
- Cameră foto pentru a fotografia voluntarii care lucrează
- Accesibilitatea toaletei
Pasul 2: Recrutați și implicați voluntari și comunitate
Cu 6 săptămâni înainte
Comitetul pentru evenimente de făcut
- Atribuiți sarcini specifice membrilor comitetului pentru a ajuta la distribuirea volumului de muncă
- Confirmați comanda pomului și data livrării cu pepiniera
- Confirmați disponibilitatea proviziilor pentru plantarea copacilor
- Sunați și verificați cu proprietarul site-ului și 811 pentru a vă asigura că locul este sigur pentru plantare
- Continuați cu strângerea de fonduri – căutați sponsori
- Alcătuiește o echipă de voluntari cu experiență în plantarea de copaci care pot îndruma echipele de plantare în ziua evenimentului
Planificați campania media
- Creați media (videoclipuri/imagini), un fluturaș, un afiș, un banner sau alte materiale promoționale despre eveniment pentru a le utiliza pe rețelele de socializare sau pe panourile de buletine ale comunității etc.
- Luați în considerare utilizarea Canva pentru organizații nonprofit: Descoperiți modalitatea ușoară de a crea grafică și materiale de marketing de mare impact pentru rețelele sociale. Nonprofit poate beneficia gratuit de funcțiile premium ale Canva.
- Finalizează comanda Setul de instrumente de marketing al Fundației Arbor Day pentru inspirație și PDF-uri personalizabile, cum ar fi semne de curte, uși, fluturași etc.
- Identificați factorii influenți ai rețelelor sociale, grupurile comunitare etc. și spuneți-le despre evenimentul dvs. și încercați să-i implicați
- Finalizați detaliile programului pentru ceremonia de placare a copacului cu partenerii locali, inclusiv dacă doriți sau aveți acces să utilizați o scenă, un podium sau un sistem de sonorizare.
- Recrutați voluntari folosind posturi de știri locale, parteneri, liste de e-mail și rețelele sociale
Cu 2-3 săptămâni înainte
Comitetul de eveniment Pentru a face
- Programați o întâlnire a președintelui comitetului pentru a vă asigura că fiecare comitet a îndeplinit cu succes sarcinile atribuite
- Adunați provizii pentru instrumentele voluntarului pentru plantare și nevoile de confort enumerate mai sus. Consultați biblioteca locală sau departamentul de parcuri pentru a împrumuta instrumente
- Trimiteți e-mailuri de confirmare/apeluri telefonice/sms-uri text cu logistica evenimentului, mementouri de siguranță despre ceea ce trebuie să purtați și să aduceți voluntarilor, partenerilor, sponsorilor etc.
- Re-confirmați comanda pomului și data livrării cu pepiniera și împărtășiți informațiile de contact între contactul de la fața locului și echipa de livrare a pepinierei
- Confirma asta 811 a eliberat terenul pentru plantare
- Programați pregătirea înainte de plantare a șantierului, adică plivitul/amendarea solului/pre-săpat (dacă este necesar) etc.
- Confirmați și informați voluntarii conducători de plantare a copacilor care se vor antrena și vor lucra cu voluntarii în timpul evenimentului
Lansați campania media
- Lansați campania media și faceți publicitate evenimentului. Pregătiți consiliere/comunicat de presă pentru mass-media locală și contactați grupurile comunitare de socializare prin Facebook, Instagram, Twitter etc.
- Distribuiți fluturași, afișe, bannere etc.
- Identificați instituțiile de știri din zona dvs. (ziare, canale de știri, canale YouTube, liber profesioniști, posturi de radio) și obțineți un interviu cu acestea pentru a discuta despre evenimentul dvs.
Pasul 3: Organizați-vă evenimentul și plantați-vă copacii
Configurare eveniment – Recomandat cu 1-2 ore înainte de eveniment
- Aranjați unelte și consumabile
- Puneți copacii pe locurile lor de plantare
- Utilizați conuri de trafic sau bandă de precauție pentru a crea o barieră de protecție între trafic și voluntari
- Înființați o stație de apă, cafea și/sau gustare (pricepută pentru alergii) pentru voluntari
- Scena ceremoniei/zona de adunare a evenimentului. Dacă este disponibil, configurați și testați sistemul PA/difuzorul portabil cu muzică
- Verificați că toaletele sunt deblocate și aprovizionate cu produse de necesitate
Check-in voluntar – cu 15 minute înainte
- Salutați și bun venit voluntarilor
- Cereți voluntarilor să se conecteze și să se deconecteze pentru a urmări orele de voluntariat
- Cereți voluntarilor să semneze o derogare de răspundere și fotografiere
- Verificați cerințele de vârstă sau de siguranță, de exemplu, pantofi cu vârfuri închise etc.
- Dirijați voluntarii către locația toaletelor, masa de ospitalitate cu apă/gustări și locația de adunare a grupului pentru ceremonie sau unde va avea loc orientarea voluntarilor înainte de începerea plantării copacilor
Ceremonie și eveniment
- Începeți programul ceremoniei/evenimentului (recomandăm să păstrați mesajul de bun venit la aproximativ 15 minute)
- Aduceți difuzoarele în fața zonei evenimentului
- Implicați participanții și voluntarii și rugați-le să se adune pentru începutul ceremoniei
- Mulțumesc tuturor pentru alăturare
- Spuneți-i cum acțiunile lor de plantare de copaci vor aduce beneficii mediului, faunei sălbatice, comunității etc.
- Recunoașteți finanțatorii de granturi, sponsorii, partenerii cheie etc.
- Oferiți sponsorului șansa de a vorbi (durată recomandată 2 minute)
- Oferiți proprietarului site-ului șansa de a vorbi (durată 2 minute)
- Oferiți alesului local șansa de a vorbi (durată recomandată 3 minute)
- Oferiți președintelui evenimentului șansa de a vorbi despre logistica și evenimentele evenimentului, inclusiv nevoile de ospitalitate/orientare, cum ar fi toaletele, apă etc. (durată recomandată 3 minute)
- Demonstrați cum să plantați un copac folosind liderii dvs. de plantare de copaci - încercați să nu aveți mai mult de 15 persoane pe demonstrație de plantare de copaci și păstrați-o pe scurt
- Împărțiți voluntarii în grupuri și trimiteți-i la locurile de plantare cu lideri de plantare de copaci
- Rugați liderii de plantare de copaci să ofere o demonstrație a siguranței instrumentelor
- Rugați liderii de plantare de copaci să-i pună pe voluntari să se prezinte spunându-și numele și să facă o întindere de grup împreună înainte de plantare; luați în considerare grupul să-și numească copacul
- Desemnați 1-2 lideri de plantare de copaci pentru a inspecta fiecare copac după plantare pentru a efectua o verificare de control al calității pentru adâncimea copacului și lungimea țărușului și mulcirea
- Desemnează pe cineva care să facă fotografii ale evenimentului și să adună citate de la voluntari și parteneri despre motivul pentru care fac voluntariat, ce înseamnă pentru ei, ce fac etc.
- Când plantarea copacilor și mulcirea sunt terminate, adunați voluntarii înapoi împreună pentru a face o gustare/pauză de apă.
- Invitați voluntari să împărtășească partea lor preferată a zilei și folosiți timpul pentru a le mulțumi voluntarilor și a împărtăși sau a anunța evenimente viitoare sau cum pot rămâne conectați, de exemplu, rețelele sociale, site-ul web, e-mailul etc.
- Amintiți-le voluntarilor să se deconecteze pentru a urmări orele de voluntariat
- Curățați site-ul, asigurându-vă că toate echipamentele, gunoiul și alte articole au fost îndepărtate
Pasul 4: Urmărirea după eveniment și Planul de îngrijire a copacilor
După eveniment – Urmărire
- Spălați și returnați toate uneltele împrumutate
- Arătați apreciere voluntarilor dvs. trimițând note de mulțumire și/sau e-mailuri și invitați-i să vi se alăture la evenimentele de îngrijire a copacilor, cum ar fi mulcirea, udarea și îngrijirea copacilor plantați.
- Împărtășește-ți povestea prin postările pe rețelele sociale care etichetează finanțatori de granturi, sponsori, parteneri cheie etc.
- Scrieți un comunicat de presă despre eveniment care include informații despre eveniment și organizatori, statistici compilate pe parcursul zilei, citate interesante de la organizatori sau voluntari, imagini cu legendă și clipuri video dacă le aveți. După ce ați compilat toate materialele pentru comunicatul dvs. de presă, trimiteți-l instituțiilor media, influențelor și organizațiilor precum finanțatorii sau sponsorii dvs.
Ai grijă de copacii tăi
- Inițiază-ți planul de udare – săptămânal
- Inițiază-ți planul de plivire și mulcire – lunar
- Inițiază-ți planul de protecție a copacilor – după plantare
- Inițiază-ți planul de tăiere - după al doilea sau al treilea an după plantare