Verktøysett for begivenheter for treplanting
Nedenfor er forslag og ressurser for å hjelpe deg med å planlegge treplantingsarrangementet.
Slik arrangerer du et vellykket treplantingsarrangement
Å gjøre seg klar til å arrangere et treplantingsarrangement krever litt planlegging. Vi anbefaler å bruke tid på å utvikle en plan skissert i følgende trinn:
Trinn 1: Planlegg arrangementet ditt 6-8 måneder før
Samle en plankomité
- Identifiser mål for treplantingsarrangementet
- Identifiser økonomiske behov og innsamlingsmuligheter.
- Utvikle en plan og begynn innsamlingen med en gang.
- Identifiser treplanting frivillige jobber og komité roller og ansvar og skriv dem ut
- Be om en leder for treplanting og definer ansvar for arrangementskomiteen.
- I tillegg til dette verktøysettet kan du også finne Tree San Diego's Treplantingsprosjekt/begivenhetsspørsmål PDF nyttig for organisasjonen din når du utarbeider planen din.
Stedsvalg og prosjektgodkjenning
- Bestem ditt treplantingssted
- Finn ut hvem som eier eiendommen, og bestem godkjennings- og tillatelsesprosessen for å plante trær på stedet
- Motta godkjenning/tillatelse fra eiendomseier
- Vurder stedet for treplanting med eiendomseieren. Bestem de fysiske begrensningene for nettstedet, for eksempel:
- Trestørrelse og høydehensyn
- Røtter og fortau
- Energibesparelser
- Overheadbegrensninger (kraftledninger, bygningselementer osv.)
- Fare under (rør, ledninger, andre verktøybegrensninger – Kontakt 811 før du graver for å be om at de omtrentlige plasseringene til nedgravde verktøy skal merkes med maling eller flagg.)
- Tilgjengelig sollys
- Skygge og nærliggende trær
- Jord og drenering
- Komprimert jord
- Vanningskilde og tilgjengelighet
- Eiendomseierrelaterte bekymringer
- Vurder å fullføre en Sjekkliste for nettstedvurdering. For å lære mer om prøvesjekklisten last ned Veiledning for nettstedvurdering (Urban Horticulture Institue ved Cornell University) denne brønnen hjelper deg med å finne riktig treslag for stedet(e).
- Planlegg å forberede nettstedet
- Rydd torv hvor hvert tre skal plantes opp til 1 og 1 1/2 ganger bredden på trepotten
- En ugrasfri sone vil hindre trær i å bli utkonkurrert og reduserer muligheten for at smågnagere kan skade frøplanten
- Hvis det er komprimert jord, avgjør om du vil grave hullene før plantedatoen
- Hvis det er komprimert jord, kan det være nødvendig å endre jorda. Jord kan endres med kompost for å forbedre kvaliteten
Trevalg og innkjøp
- Undersøk passende tretype for stedet etter å ha fullført stedsvurderingen.
- Følgende ressurser kan være nyttige for deg i denne prosessen:
- VelgTree – Dette programmet designet av Urban Forestry Ecosystems Institute at Cal Poly er en treutvalgsdatabase for California. Du kan finne det beste treet å plante etter attributt eller postnummer
- Trær for det 21. århundre er en guide produsert av California ReLeaf som diskuterer åtte trinn til en blomstrende trekrone, inkludert viktigheten av trevalg.
- WUCOLS gir en vurdering av vanningsvannbehov for over 3,500 arter.
- Ta den endelige beslutningen om valg av tre med involvering av nettstedseier og signer av
- Besøk din lokale barnehage for å bestille frøplanter og forenkle innkjøp av trær
Dato og detaljer for begivenhet for treplanting
- Bestem dato og detaljer for treplantingshendelsen
- Bestem program for begivenhet for treplanting, dvs. velkomstmelding, sponsor- og partneranerkjennelse, seremoni (anbefalt varighet på 15 minutter), innsjekkingsprosess for frivillige, utdanningskomponent (hvis aktuelt), organisering av treplanting, teamledere, antall frivillige som trengs, oppsett, rydde opp osv.
- Identifiser deltakere, underholdning, foredragsholdere, lokale folkevalgte osv. som du vil ha til stede på arrangementet og be om at de setter datoen i kalenderen deres
Pleieplan for etterplanting av tre
- Utvikle en plan for trepleie etter planting med involvering av eiendomseier
- Vanningsplan for trær – ukentlig
- Utvikle en plan for luking og mulching – månedlig
- Utvikle en beskyttelsesplan for unge tre (for å beskytte frøplanter ved hjelp av netting eller plastrør) - Etter planting
- Utvikle en plan for beskjæring og helseovervåking – årlig i løpet av de tre første årene
- For trepleieplanleggingstips, se vårt ReLeaf pedagogiske webinar: Tree Care Through Establishment – med gjestetaler Doug Wildman
- Vi anbefaler på det sterkeste at du vurderer å budsjettere for trepleie. Se vår Budsjettering for suksess med trepleie for å hjelpe deg med et tilskuddsforslag eller for å etablere et nytt treplantingsprogram.
Planteforsyningsliste
- Utvikle en planteforsyningsliste, her er noen ting du bør vurdere:
- Hakke (1-2 per lag)
- Spader med rund hode (3 per lag for 15 gallon og oppover trær, 2 per lag for 5 gallon og mindre trær)
- Jute eller fleksibelt stoff for å fange og løfte tilbakefylt jord (1 til 2 per lag)
- Håndsparkel (1 per lag)
- Hansker (par for hver person)
- Saks for å fjerne tagger
- Brukskniv for å skjære vekk beholder (hvis nødvendig)
- Treflis mulch (1 pose per lite tre, 1 pose = 2 kubikkfot) – Mulch kan vanligvis doneres og leveres av et lokalt trepleiefirma, et skoledistrikt eller et parkdistrikt gratis med forhåndsvarsel.
- Trillebårer/høygafler for mulch
- Vannkilde, slange, slangesmekke, eller bøtter/vogner for trær
- Trestaver og eller treskjermingsrør med bånd
- Hammer, stolpehammer eller hammer (om nødvendig)
- Trakk / stiger, om nødvendig, for staking av trær
- PPE: Hjelmer, øyevern, etc.
- Trafikkkjegler (hvis nødvendig)
Hvis stedet har komprimert jord, bør du vurdere følgende
- Hakke
- Gravestang
- Auger (Må forhåndsgodkjennes via 811 tillatelse)
Frivillig planlegging
- Bestem om du vil bruke frivillige til å plante trær
- Bestem om du vil bruke frivillige til å ta vare på trærne de første tre årene og på lang sikt, inkludert vanning, mulching, fjerning av staker, beskjæring og luking
- Hvordan vil du rekruttere frivillige?
- Sosiale medier, telefonsamtaler, e-poster, flyers, nabolagslisteservere og partnerorganisasjoner (Tips til rekruttering av frivillige)
- Tenk på at noen ideelle organisasjoner kan ha ansatte eller et team klare til å gå. Noen selskaper eller kommuner vil organisere bedriftsarbeidsdager eller utnytte sine eksisterende nettverk og bidra økonomisk til arrangementet ditt
- Bestem hvilken type frivilligroller som trengs, f.eks. arrangementsoppsett, treplantingsledere/mentorer, frivillig ledelse som innsjekking/utsjekking og bekreftelse på ansvarsfraskrivelse, begivenhetsfotografering, treplantere, opprydding etter arrangementet.
- Lag en kommunikasjons- og administrasjonsplan for frivillige, hvordan vil du få frivillige til å melde seg på eller RSVP på forhånd, hvordan vil du bekrefte og påminne frivillige om plantingsarrangementet eller trepleieplikter osv., hvordan vil kommunisere sikkerhet og andre påminnelser (vurder å lage et nettstedskjema, google-skjema eller bruke elektronisk registreringsprogramvare som eventbrite eller signup.com)
- Utvikle en plan for sikkerhet for frivillige, komfortbehov for ADA-overholdelse, retningslinjer/fritak, tilgjengelighet på toaletter, opplæring om treplanting og fordelene med trær, og hvem, hva, hvor, når hvorfor av arrangementet ditt
- Skaff deg en frivillig ansvarsfraskrivelse og finn ut om organisasjonen eller plantestedet/partneren din kan ha krav om frivillig ansvarspolitikk eller krav, skjemaer eller ansvarsfraskrivelser. Vennligst se vår Eksempel på frivillighet og fotoutgivelse (.docx-nedlasting)
- Planlegg for sikkerhets- og komfortbehovene til frivillige og planlegg å ha følgende på arrangementet:
- Førstehjelpssett med gasbind, pinsett og bandasjer
- Solkrem
- Håndservietter
- Drikkevann (oppfordre frivillige til å ta med egne påfyllbare vannflasker)
- Snacks (vurder å be en lokal bedrift om en donasjon)
- Utklippstavle påloggingsark med en penn
- Ekstra frivillig ansvarsfraskrivelse for drop-in frivillige
- Kamera for å ta bilder av frivillige som jobber
- Tilgjengelighet for toaletter
Trinn 2: Rekruttere og engasjere frivillige og fellesskap
6 uker før
Arrangementskomité To Dos
- Tildel spesifikke oppgaver til komitémedlemmer for å bidra til å spre arbeidsmengden
- Bekreft trebestillingen og leveringsdatoen med trebarnehagen
- Bekreft tilgjengeligheten av treplantingsutstyr
- Ring og sjekk med nettstedets eier og 811 for å sikre at stedet er trygt for planting
- Fortsett med pengeinnsamling – søk sponsorer
- Sett sammen et team med erfarne treplantingsfrivillige som kan veilede plantelag på arrangementsdagen
Planlegg mediekampanje
- Lag medier (videoer/bilder), en flyer, plakat, banner eller annet reklamemateriell om arrangementet for bruk på sosiale medier eller fellesskaps oppslagstavler, etc.
- Vurder å bruke Canva for ideelle organisasjoner: Oppdag den enkle måten å lage effektfull grafikk og markedsføringsmateriell på sosiale medier. Nonprofit kan få Canvas premium-funksjoner gratis.
- Sjekk ut Arbor Day Foundations markedsføringsverktøysett for inspirasjon og tilpassbare PDF-er som hageskilt, dørhengere, flyers osv.
- Identifiser sosiale medier-påvirkere, samfunnsgrupper osv. og fortell dem om arrangementet ditt og prøv å få dem med
- Fullfør programdetaljene for treplatingsseremonien din med dine lokale partnere, inkludert om du ønsker eller har tilgang til å bruke en scene, et podium eller et PA-system.
- Rekrutter frivillige ved å bruke lokale nyhetskanaler, partnere, e-postlister og sosiale medier
2-3 uker før
Arrangementskomiteen Til dos
- Planlegg et komitéledermøte for å sikre at hver komité har fullført tildelte oppgaver
- Samle forsyninger til frivilligens verktøy for planting og komfortbehov oppført ovenfor. Ta kontakt med ditt lokale bibliotek eller parkavdeling for å låne verktøy
- Send bekreftelsesmailer/telefonsamtaler/tekstmeldinger med arrangementslogistikk, sikkerhetspåminnelser om hva du skal ha på deg og ta med til frivillige, samarbeidspartnere, sponsorer etc.
- Re-bekreft trebestillingen og leveringsdatoen med trebarnehagen, og del kontaktinformasjon mellom kontaktperson på stedet og barnehageleveringsteamet
- Bekreft det 811 har ryddet tomten for planting
- Planlegg forberedelse av stedet før planting, dvs. luking/jordforbedring/forgraving (hvis nødvendig) osv.
- Bekreft og informer treplantingslederne som vil trene og jobbe med frivillige under arrangementet
Start mediekampanje
- Start mediekampanje og publiser arrangementet. Forbered medierådgivning/pressemelding for lokale medier og nå ut til sosiale mediegrupper via Facebook, Instagram, Twitter etc.
- Del ut flyers, plakater, bannere m.m.
- Identifiser nyhetskanaler i ditt område (aviser, nyhetskanaler, YouTube-kanaler, frilansere, radiostasjoner) og få et intervju med dem for å diskutere arrangementet ditt
Trinn 3: Hold arrangementet ditt og plant trærne dine
Arrangementsoppsett – Anbefalt 1-2 timer før arrangementet
- Legg ut verktøy og forsyninger
- Scenetrær på planteplassene deres
- Bruk trafikkkjegler eller forsiktighetstape for å skape en beskyttende barriere mellom trafikk og frivillige
- Sett opp en vann-, kaffe- og eller snackstasjon (allergivennlig) for frivillige
- Scene seremoni/ arrangementssamlingsområde. Hvis tilgjengelig, sett opp og test PA-systemet / den bærbare høyttaleren med musikk
- Kontroller at toalettene er ulåste og fylt med nødvendigheter
Innsjekking for frivillige – 15 minutter før
- Hils og velkommen frivillige
- Få frivillige til å logge på og ut for å spore frivillighetstimer
- La frivillige signere et ansvars- og fotograferingsfraskrivelse
- Sjekk alder eller sikkerhetskrav dvs. lukkede sko osv.
- Direkte frivillige til stedet for toaletter, gjestfrihetsbord med vann/snacks, og gruppesamlingssted for seremonien eller hvor frivillig orientering vil finne sted før starten av treplantingen
Seremoni og arrangement
- Begynn seremonien/arrangementsprogrammet (vi anbefaler å holde velkomstmeldingen i ca. 15 minutter)
- Ta med høyttalerne foran arrangementsområdet
- Engasjer deltakere og frivillige og be dem samles rundt til starten av seremonien
- Takk til alle for at du ble med
- La dem få vite hvordan deres handlinger ved å plante trær vil være til fordel for miljøet, dyrelivet, samfunnet osv.
- Anerkjenne tilskuddsfinansierere, sponsorer, nøkkelpartnere etc.
- Gi sponsoren en sjanse til å snakke (varighetsanbefaling 2 minutter)
- Gi nettstedseieren en sjanse til å snakke (varighet 2 minutter)
- Gi den lokale folkevalgte en sjanse til å snakke (varighetsanbefaling 3 minutter)
- Gi arrangementslederen en sjanse til å snakke om arrangementslogistikk og hendelser, inkludert behov for gjestfrihet/orientering, som toaletter, vann osv. (varighetsanbefaling 3 minutter)
- Demonstrer hvordan du planter et tre ved å bruke treplantingslederne dine – prøv å ikke ha mer enn 15 personer per treplantingsdemonstrasjon og hold det kort
- Del frivillige inn i grupper og send dem til planteplassene med treplantingsledere
- Få treplantingsledere til å gi en demonstrasjon av verktøysikkerhet
- La treplantingsledere få de frivillige til å introdusere seg selv ved å oppgi navnene deres og strekke en gruppe sammen før de planter, vurder å la gruppen gi navnet sitt tre
- Utpek 1-2 treplantingsledere til å inspisere hvert tre etter planting for å foreta en kvalitetskontroll for tredybde og stavlengde, og mulching
- Utpek noen til å ta bilder av arrangementet og samle inn sitater fra frivillige og partnere om hvorfor de melder seg frivillig, hva det betyr for dem, hva de gjør osv.
- Når treplanting og mulching er fullført, samle de frivillige sammen igjen for å ta en matbit/vannpause.
- Inviter frivillige til å dele sin favorittdel av dagen og bruk tiden til å takke de frivillige og dele eller kunngjøre kommende arrangementer eller hvordan de kan holde kontakten, f.eks. sosiale medier, nettside, e-post osv.
- Minn frivillige på å logge av for å spore frivillighetstimer
- Rydd opp på stedet og sørg for at alt utstyr, søppel og andre gjenstander er fjernet
Trinn 4: Etter arrangementet oppfølging og trepleieplan
Etter arrangementet – Følg opp
- Vask og returner eventuelt lånt verktøy
- Vis takknemlighet til de frivillige ved å sende takkelapper og/eller e-poster og invitere dem til å bli med deg på trepleiearrangementer som mulching, vanning og stell av de plantede trærne.
- Del historien din via innlegg på sosiale medier som merker tilskuddsfinansierere, sponsorer, nøkkelpartnere osv.
- Skriv en pressemelding om arrangementet som inkluderer informasjon om arrangementet og arrangører, statistikk samlet gjennom dagen, interessante sitater fra arrangører eller frivillige, bilder med bildetekster og videoklipp hvis du har dem. Etter å ha samlet alt materialet til pressemeldingen din, send det til medier, påvirkere og organisasjoner som dine tilskuddsfinansierere eller sponsorer.
Ta vare på trærne dine
- Start vanningsplanen din – ukentlig
- Start planen for luking og mulching – månedlig
- Sett i gang trebeskyttelsesplanen din – etter planting
- Start beskjæringsplanen din - etter det andre eller tredje året etter planting