Toolkit voor het planten van bomen

Hieronder vindt u suggesties en bronnen om u te helpen bij het plannen van uw boomplantevenement.

Hoe een succesvol boomplantevenement te organiseren

Je voorbereiden op het organiseren van een boomplantevenement vergt wat planning. We raden aan tijd te besteden aan het ontwikkelen van een plan dat in de volgende stappen wordt beschreven:
Stap 1: Plan uw evenement 6-8 maanden van tevoren
Stap 2: Werven en betrekken van vrijwilligers en de gemeenschap – vanaf 2 maanden eerder
Stap 3: Houd je evenement en plant je bomen
Stap 4: Follow-up na het evenement en doorlopende boomverzorging  
Afbeeldingen van planning, boomkwekerij en een bezoek aan een potentiële boomplantplaats

Stap 1: Plan uw evenement 6-8 maanden van tevoren

Stel een planningscommissie samen

  • Identificeer doelen voor het boomplantevenement
  • Identificeer financiële behoeften en fondsenwervingsmogelijkheden.
  • Ontwikkel een plan en begin meteen met fondsenwerving.
  • Identificeer vrijwilligerstaken voor het planten van bomen en commissierollen en verantwoordelijkheden en schrijf ze op
  • Vraag een evenementvoorzitter voor het planten van bomen aan en definieer de verantwoordelijkheden van de evenementencommissie.
  • Naast deze toolkit vindt u misschien ook Boom San Diego's Vragen over overwegingen bij het planten van bomen PDF nuttig voor uw organisatie terwijl u uw plan uitwerkt.

Locatieselectie en projectgoedkeuring

  • Bepaal uw boomplantplaats
  • Zoek uit wie de eigenaar is van het onroerend goed en bepaal het goedkeurings- en toestemmingsproces om bomen op de site te planten
  • Ontvang goedkeuring/toestemming van de eigenaar van het terrein
  • Beoordeel de site voor het planten van bomen met de eigenaar van het onroerend goed. Bepaal de fysieke beperkingen van de site, zoals:
    • Overwegingen bij de grootte en hoogte van de boom
    • Wortels en bestrating
    • Energiebesparing
    • Bovengrondse beperkingen (hoogspanningslijnen, bouwelementen, enz.)
    • Gevaar beneden (leidingen, draden, andere nutsbeperkingen – Contact 811 voordat u gaat graven om de geschatte locaties van ondergrondse voorzieningen te vragen die met verf of vlaggen moeten worden gemarkeerd.)
    • Beschikbaar zonlicht
    • Schaduw en bomen in de buurt
    • Bodem en drainage
    • Verdichte bodems
    • Irrigatiebron en toegankelijkheid
    • Problemen met eigenaren van onroerend goed
    • Overweeg het invullen van een Checklist voor locatiebeoordeling. Download voor meer informatie over de voorbeeldchecklist de Gids voor site-evaluatie (Urban Horticulture Institue aan de Cornell University) helpen u bij het bepalen van de juiste boomsoort voor de locatie(s).
  • Plan om de site voor te bereiden
    • Maak de grasmat vrij waar elke boom tot 1 en 1 1/2 keer de breedte van de boompot wordt geplant
    • Een onkruidvrije zone voorkomt dat bomen worden weggeconcurreerd en verkleint de kans dat kleine knaagdieren schade aan de zaailing veroorzaken
    • Als er sprake is van verdichte grond, bepaal dan of u de gaten wilt graven voor de plantdatum
    • Als er verdichte grond is, kan het nodig zijn om de grond aan te passen. Bodems kunnen worden aangepast met compost om de kwaliteit te verbeteren

Boomselectie en -aankoop

  • Onderzoek het juiste boomtype voor de site na het voltooien van de site-evaluatie.
  • De volgende bronnen kunnen u helpen bij dit proces:
    • Selecteer Boom – Dit programma ontworpen door de Ecosysteeminstituut voor Stedelijke Bosbouw bij Cal Poly is een boomselectiedatabase voor Californië. U kunt de beste boom om te planten vinden op kenmerk of op postcode
    • Bomen voor de 21e eeuw is een gids geproduceerd door California ReLeaf die acht stappen bespreekt naar een bloeiende boomkroon, inclusief het belang van boomselectie.
    • WUCOLS geeft een beoordeling van de behoefte aan irrigatiewater voor meer dan 3,500 soorten.
  • Neem de definitieve boomkeuzebeslissing met betrokkenheid van de eigenaar van de site en meld u af
  • Bezoek uw plaatselijke kwekerij om zaailingen te bestellen en de aankoop van bomen te vergemakkelijken

Datum en details van het evenement voor het planten van bomen

  • Bepaal de datum en details van het boomplantevenement
  • Bepaal het evenementenprogramma voor het planten van bomen, d.w.z. welkomstbericht, erkenning van sponsor en partner, ceremonie (aanbevolen duur van 15 minuten), incheckproces voor vrijwilligers, educatief onderdeel (indien van toepassing), boomplantorganisatie, teamleiders, het aantal benodigde vrijwilligers, opzetten, opruimen, etc.
  • Identificeer deelnemers, entertainment, sprekers, lokale gekozen functionarissen, enz. die u bij het evenement aanwezig wilt hebben en vraag hen de datum in hun agenda te zetten

Boomverzorgingsplan na het planten

  • Ontwikkel een boomverzorgingsplan na het planten met betrokkenheid van de eigenaar
    • Bewateringsplan voor bomen - wekelijks
    • Ontwikkel een wied- en mulchplan - maandelijks
    • Ontwikkel een plan voor de bescherming van jonge bomen (om zaailingen te beschermen met gaas of plastic buizen) - Na het planten
    • Ontwikkel een snoei- en boomgezondheidsmonitoringplan - jaarlijks gedurende de eerste drie jaar
    • Bekijk voor tips voor het plannen van boomverzorging onze ReLeaf educatieve webinar: Tree Care Through Establishment – ​​met gastspreker Doug Wildman
    • We raden u ten zeerste aan om budgetteren voor boomverzorging te overwegen. Bekijk onze Budgettering voor succes bij boomverzorging om u te helpen met een subsidievoorstel of voor het opzetten van een nieuw boomplantprogramma.

Bevoorradingslijst planten

  • Maak een lijst met aanplantbenodigdheden, hier zijn enkele punten om te overwegen:
    • Schoffel (1-2 per team)
    • Rondkopschoppen (3 per team voor bomen van 15 gallon en hoger, 2 per team voor bomen van 5 gallon en kleiner)
    • Jute of flexibele stof om opgevulde grond op te vangen en op te tillen (1 tot 2 per team)
    • Handtroffels (1 per team)
    • Handschoenen (paar voor elke persoon)
    • Schaar om tags te verwijderen
    • Universeel mes om container weg te snijden (indien nodig)
    • Houtsnippermulch (1 zak per kleine boom, 1 zak = 2 kubieke voet) –  Mulch kan meestal gratis worden gedoneerd en afgeleverd door een plaatselijk boomverzorgingsbedrijf, een schooldistrict of een parkdistrict met voorafgaande kennisgeving. 
    • Kruiwagens/hooivorken voor mulch
    • Waterbron, tuinslang, tuinslang of emmers/karren voor bomen
    • Houten palen en of boombeschermingsbuizen met banden
    • Hamer, paalstamper of hamer (indien nodig)
    • Opstapjes/ladders, indien nodig, voor het uitzetten van bomen
    • PBM: Helmen, oogbescherming, enz.
    • Verkeerskegels (indien nodig)

Als de site verdichte grond heeft, overweeg dan het volgende

  • Kies bijl
  • Graafbalk
  • Vijzel (moet vooraf worden goedgekeurd via 811 toestemming)

 

Vrijwilligersplanning

  • Bepaal of je vrijwilligers gaat gebruiken om bomen te planten
  • Bepaal of u vrijwilligers gaat gebruiken om de bomen gedurende de eerste drie jaar en op lange termijn te verzorgen, inclusief water geven, mulchen, verwijderen van palen, snoeien en wieden
  • Hoe ga je vrijwilligers werven?
    • Sociale media, telefoontjes, e-mails, flyers, buurtlijsten en partnerorganisaties (Tips voor het werven van vrijwilligers)
    • Houd er rekening mee dat sommige non-profitorganisaties het personeel of een team klaar hebben staan ​​om aan de slag te gaan. Sommige bedrijven of gemeenten organiseren bedrijfswerkdagen of maken gebruik van hun bestaande netwerken en dragen financieel bij aan uw evenement
    • Bepaal het type vrijwilligersrol dat nodig is, dwz het opzetten van evenementen, leiders/mentoren voor het planten van bomen, vrijwilligersbeheer zoals inchecken/uitchecken en bevestiging van afstand van aansprakelijkheid, fotografie van evenementen, boomplanters, opruimen na het evenement.
    • Maak een communicatie- en managementplan voor vrijwilligers, hoe zorg je ervoor dat vrijwilligers zich van tevoren aanmelden of RSVP, hoe bevestig je en herinner je de vrijwilliger aan het plantevenement of boomverzorgingstaken etc., hoe communiceer je veiligheids- en andere herinneringen (overweeg om een ​​websiteformulier, google-formulier of online registratiesoftware zoals eventbrite of signup.com te maken)
    • Ontwikkel een plan voor de veiligheid van vrijwilligers, ADA-conformiteit, comfortbehoeften, beleid/ontheffingen, beschikbaarheid van toiletten, voorlichting over het planten van bomen en de voordelen van bomen, en het wie, wat, waar, wanneer en waarom van uw evenement
    • Schaf een Vrijwilligersaansprakelijkheidsverklaring aan en bepaal of uw organisatie of plantlocatie/partner mogelijk een vrijwillig aansprakelijkheidsbeleid of vereisten, formulieren of aansprakelijkheidsvrijstellingen vereist heeft. Zie onze Voorbeeld Vrijwilligersvrijstelling en fotovrijgave (.docx-download)
    • Plan voor de veiligheids- en comfortbehoeften van vrijwilligers en plan het volgende op het evenement:
      • EHBO-doos met gaas, pincet en verband
      • Sunscreen
      • Handdoekjes
      • Drinkwater (moedig vrijwilligers aan om hun eigen hervulbare waterflessen mee te nemen)
      • Snacks (overweeg een lokaal bedrijf om een ​​donatie te vragen)
      • Klembord teken in blad met een pen
      • Extra vrijstelling van aansprakelijkheid voor vrijwilligers voor invallende vrijwilligers
      • Camera om foto's te maken van vrijwilligers die aan het werk zijn
      • Toegankelijkheid van toiletten

Stap 2: Werven en betrekken van vrijwilligers en gemeenschap

6 weken eerder

Evenementencommissie To Dos

  • Wijs specifieke taken toe aan commissieleden om de werkdruk te helpen spreiden
  • Bevestig de boombestelling en leverdatum met de boomkwekerij
  • Bevestig de beschikbaarheid van boomplantbenodigdheden
  • Bel en controleer met de site-eigenaar en 811 om ervoor te zorgen dat de site veilig is om te planten
  • Ga door met fondsenwerving – zoek sponsors 
  • Stel een team samen van ervaren boomplantvrijwilligers die plantteams kunnen begeleiden op de dag van het evenement

Mediacampagne plannen

  • Maak media (video's/afbeeldingen), een flyer, poster, banner of ander promotiemateriaal over het evenement om te gebruiken op sociale media of prikborden van de gemeenschap, enz.
  • Overweeg het gebruik Canva voor non-profitorganisaties: Ontdek hoe u op een eenvoudige manier indrukwekkende afbeeldingen en marketingmateriaal voor sociale media kunt maken. Non-profitorganisaties kunnen de premiumfuncties van Canva gratis krijgen.
  • Check out Marketingtoolkit van de Arbor Day Foundation voor inspiratie en aanpasbare PDF's zoals tuinborden, deurhangers, flyers, enz.
  • Identificeer social media influencers, gemeenschapsgroepen etc. en vertel ze over je evenement en probeer ze erbij te betrekken
  • Voltooi de programmadetails voor uw boomplateringsceremonie met uw lokale partners, inclusief of u een podium, podium of PA-systeem wilt of kunt gebruiken.
  • Rekruteer vrijwilligers met behulp van lokale nieuwsuitzendingen, partners, e-maillijsten en sociale media

2-3 weken eerder

Evenementencommissie To dos

  • Plan een commissievoorzittersvergadering om ervoor te zorgen dat elke commissie de toegewezen taken met succes heeft voltooid
  • Verzamel benodigdheden voor het gereedschap van de vrijwilliger voor het planten en comfort zoals hierboven vermeld. Neem contact op met uw plaatselijke bibliotheek of parkafdeling om gereedschap te lenen
  • Stuur bevestigingsmails/telefoontjes/sms'jes met evenementenlogistiek, veiligheidsherinneringen over wat je moet dragen en meenemen naar vrijwilligers, partners, sponsors etc.
  • Re-de boombestelling en leveringsdatum bevestigen met de boomkwekerij, en contactgegevens delen tussen de contactpersoon ter plaatse en het kwekerijbezorgteam
  • Bevestig dat 811 heeft de site vrijgemaakt voor aanplant
  • Plan de pre-plantvoorbereiding van de site, dwz wieden / grondbewerking / voorgraven (indien nodig) etc.
  • Bevestig en informeer de hoofdvrijwilligers die tijdens het evenement zullen trainen en met vrijwilligers zullen werken

Start mediacampagne

  • Lanceer een mediacampagne en publiceer het evenement. Media-advies/persbericht opstellen voor lokale media en contact opnemen met community-socialmediagroepen via Facebook, Instagram, Twitter enz. 
  • Verspreid flyers, posters, spandoeken, etc.
  • Identificeer nieuwsuitzendingen in uw regio (kranten, nieuwskanalen, YouTube-kanalen, freelancers, radiostations) en vraag een interview met hen om uw evenement te bespreken

Stap 3: Houd uw evenement en plant uw bomen

Evenement opzetten – Aanbevolen 1-2 uur voor uw evenement

  • Leg gereedschappen en benodigdheden neer
  • Stadiumbomen op hun plantplaatsen
  • Gebruik verkeerskegels of waarschuwingstape om een ​​beschermende barrière te creëren tussen verkeer en vrijwilligers
  • Zet een water-, koffie- en/of snackstation (allergievriendelijk) op voor vrijwilligers
  • Podiumceremonie / verzamelplaats voor evenementen. Installeer en test, indien beschikbaar, het PA-systeem / draagbare luidspreker met muziek
  • Controleer of de toiletten ontgrendeld zijn en voorzien zijn van benodigdheden

Vrijwilliger inchecken - 15 minuten vooraf

  • Begroet en verwelkom vrijwilligers
  • Laat vrijwilligers zich aan- en afmelden om de uren van vrijwilligers bij te houden
  • Laat vrijwilligers een verklaring van aansprakelijkheid en fotografie ondertekenen
  • Controleer de leeftijd of veiligheidseisen, bijv. schoenen met gesloten tenen enz.
  • Leid vrijwilligers naar de locatie van de toiletten, de ontvangsttafel met water/snacks en de locatie voor het verzamelen van groepen voor de ceremonie of waar de oriëntatie van de vrijwilligers zal plaatsvinden voorafgaand aan het planten van bomen

Ceremonie en evenement

  • Begin met het ceremonie-/evenementprogramma (we raden aan om het welkomstbericht tot ongeveer 15 minuten te houden)
  • Breng uw luidsprekers naar de voorkant van het evenemententerrein
  • Betrek deelnemers en vrijwilligers erbij en vraag ze om zich bij de start van de ceremonie te verzamelen
  • Iedereen bedankt voor het meedoen
  • Laat ze weten hoe hun acties bij het planten van bomen het milieu, de natuur, de gemeenschap enz.
  • Erken subsidieverstrekkers, sponsors, belangrijke partners enz.
    • Geef de sponsor de kans om te spreken (aanbevolen duur 2 minuten)
    • Geef site-eigenaar de kans om te spreken (duur 2 minuten)
    • Geef de plaatselijk gekozen functionaris de kans om te spreken (aanbevolen duur 3 minuten)
    • Geef de Event Chair de kans om te spreken over evenementlogistiek en gebeurtenissen, inclusief gastvrijheids-/oriëntatiebehoeften, zoals de toiletten, water etc. (aanbevolen duur 3 minuten)
    • Demonstreer hoe je een boom plant met behulp van je boomplantleiders – probeer niet meer dan 15 mensen per boomplantdemonstratie te hebben en houd het kort
  • Breek vrijwilligers in groepen en stuur ze naar de plantlocaties met leiders voor het planten van bomen
  • Laat leiders voor het planten van bomen een demonstratie geven van de veiligheid van gereedschap
  • Laat de leiders van het planten van bomen de vrijwilligers zichzelf laten voorstellen door hun naam te noemen en samen een groepsoefening te doen voordat ze planten, overweeg om de groep hun boom een ​​naam te laten geven
  • Wijs 1-2 boomplantleiders aan om elke boom na het planten te inspecteren om een ​​kwaliteitscontrole uit te voeren op boomdiepte en paallengte, en mulchen
  • Wijs iemand aan om foto's van het evenement te maken en verzamel citaten van vrijwilligers en partners over waarom ze vrijwilligerswerk doen, wat het voor hen betekent, wat ze doen enz.
  • Wanneer het planten en mulchen van de bomen voltooid is, verzamelt u de vrijwilligers weer bij elkaar voor een snack/drinkpauze.
  • Nodig vrijwilligers uit om hun favoriete deel van de dag te delen en gebruik de tijd om de vrijwilligers te bedanken en aankomende evenementen te delen of aan te kondigen of hoe ze verbonden kunnen blijven, zoals sociale media, website, e-mail enz.
  • Herinner vrijwilligers eraan om zich af te melden om de uren van vrijwilligers bij te houden
  • Ruim de site op en zorg ervoor dat alle apparatuur, afval en andere items zijn verwijderd

Stap 4: Follow-up na het evenement en boomverzorgingsplan

Na het evenement - Follow-up

  • Was en lever al het geleende gereedschap in
  • Toon waardering aan uw vrijwilligers door bedankbriefjes en of e-mails te sturen en hen uit te nodigen om samen met u boomverzorgingsevenementen uit te voeren, zoals mulchen, water geven en zorgen voor de geplante bomen.
  • Deel uw verhaal via berichten op sociale media waarin u subsidieverstrekkers, sponsors, belangrijke partners enz. tagt.
  • Schrijf een persbericht over het evenement met informatie over het evenement en de organisatoren, statistieken die gedurende de dag zijn verzameld, interessante citaten van organisatoren of vrijwilligers, foto's met bijschriften en videoclips als je die hebt. Nadat u al het materiaal voor uw persbericht hebt verzameld, stuurt u het naar mediakanalen, influencers en organisaties zoals uw subsidieverstrekkers of sponsors.

Zorg voor je bomen

  • Start uw bewateringsplan - wekelijks
  • Start uw onkruid- en mulchplan - maandelijks
  • Start uw boombeschermingsplan - na het planten
  • Start uw snoeiplan - na het tweede of derde jaar na aanplant