Tree Planting Event Toolkit
Hjirûnder binne suggestjes en boarnen om jo te helpen jo beamplantevenemint te plannen.
Hoe kinne jo in suksesfolle beamplantevenemint hostje
Tariede op it hostjen fan in beamplantevenemint kostet wat planning. Wy riede oan om tiid te besteegjen oan it ûntwikkeljen fan in plan sketst yn 'e folgjende stappen:
Stap 1: Plan jo evenemint 6-8 moannen foarôf
Sammelje in planning kommisje
- Identifisearje doelen foar it beamplantevenemint
- Identifisearje finansjele behoeften en mooglikheden foar fundraising.
- Untwikkelje in plan en begjin daliks fundraising.
- Identifisearje beamplanting frijwilligersbanen en kommisjerollen en ferantwurdlikheden en skriuw se út
- Solicit in beam planting evenemint foarsitter en definiearje evenemint kommisje ferantwurdlikheden.
- Neist dizze toolkit kinne jo ek fine Tree San Diego's Beamplantingprojekt / Fragen oer oerweging fan eveneminten PDF nuttich foar jo organisaasje as jo jo plan berikke.
Site Seleksje en Project Goedkarring
- Bepale jo beam planting site
- Fyn út wa't eigner is fan it pân, en bepale it proses fan goedkarring en tastimming om beammen op 'e side te planten
- Krij goedkarring / tastimming fan eigner fan side-eigendom
- Beoardielje de side foar beamplanting mei de eigner. Bepale de fysike beheiningen fan 'e side, lykas:
- Tree grutte en hichte ôfwagings
- Wortels en bestrating
- Enerzjybesparring
- Overhead beheiningen (krêftlinen, gebou eleminten, ensfh.)
- Gefaar hjirûnder (pipes, triedden, oare nutsbeperkingen - Kontakt 811 foardat jo grave om de sawat lokaasjes fan begroeven nutsbedriuwen oan te freegjen om te markearjen mei ferve of flaggen.)
- Beskikber sinneljocht
- Skaad en beammen yn 'e buert
- Boaiem en ôfwettering
- Kompakte boaiem
- Irrigaasjeboarne en tagonklikens
- Eigner relatearre soargen
- Tink oan it ynfoljen fan in Site Assessment Checklist. Om mear te learen oer de foarbyldchecklist, download de Site Assessment Guide (Urban Horticulture Institue by Cornell University) dit helpt jo de juste beamsoarten foar de lokaasje(s) te bepalen.
- Plan om de side te meitsjen
- Dúdlik turf wêr't elke beam wurdt plante oant 1 en 1 1/2 kear de breedte fan 'e beampot
- In ûnkrûdfrije sône sil foarkomme dat beammen útkonkurrearre wurde en ferminderet de mooglikheid fan lytse knaagdieren dy't skea feroarsaakje oan 'e seedling
- As d'r kompakte boaiem is, bepale as jo de gatten grave wolle foar de plantingsdatum
- As d'r kompakte boaiem is, kin it nedich wêze om de boaiem te feroarjen. Boaiem kinne wizige wurde mei kompost om de kwaliteit te ferbetterjen
Tree Seleksje en Purchasing
- Undersykje passend beamtype foar de side nei it foltôgjen fan de sidebeoardieling.
- De folgjende boarnen kinne jo helpe by dit proses:
- SelectTree - Dit programma ûntwurpen troch de Urban Forestry Ecosystems Ynstitút by Cal Poly is in database foar beamseleksje foar Kalifornje. Jo kinne de bêste beam fine om te planten troch attribút of troch postkoade
- Beammen foar de 21e ieu is in gids produsearre troch California ReLeaf dy't besprekt acht stappen nei in bloeiende beam kap, ynklusyf it belang fan beam seleksje.
- WUCOLS jout in beoardieling fan yrrigaasjewetterbehoeften foar mear as 3,500 soarten.
- Meitsje definityf beslút foar seleksje fan beam mei belutsenens fan side-eigner en tekenje ôf
- Besykje jo pleatslike kwekerij om seedlings te bestellen en de oankeap fan beammen te fasilitearjen
Tree Planting Event Datum en Details
- Bepale datum en details fan beamplanting evenemint
- Bepale it programma foar beamplantevenemint, dat wolkom berjocht, erkenning fan sponsor en partner, seremoanje (oanrikkemandearre doer fan 15 minuten), yncheckproses foar frijwilligers, edukative komponint (as fan tapassing), organisaasje foar beamplanting, teamliedingen, it oantal frijwilligers nedich , opsette, opromje, ensfh.
- Identifisearje dielnimmers, ferdivedaasje, sprekkers, pleatslike keazen amtners, ensfh., dy't jo oanwêzich wolle by it evenemint en freegje dat se de datum op har kalinder sette
Post Planting Tree Care Plan
- Untwikkelje in beamsoarchplan nei it planten mei belutsenens fan eigners
- Tree Watering Plan - Wyklikse
- Untwikkelje in plan foar weeding en mulching - alle moannen
- Untwikkelje in plan foar beskerming fan jonge beam (om seedlings te beskermjen mei gaas of plestik buizen) - Nei planten
- Untwikkelje in plan foar snoei- en beamsûnensmonitoring - Jierliks yn 'e earste trije jier
- Foar tips foar beamsoarchplanning sjoch asjebleaft ús ReLeaf edukatyf webinar: Tree Care Through Establishment - mei gastsprekker Doug Wildman
- Wy riede tige oan dat jo budzjet foar beamsoarch beskôgje. Sjoch ús Begrutting foar Tree Care Sukses om jo te helpen mei in subsydzjefoarstel of foar it oprjochtsjen fan in nij beamplantprogramma.
Planting Supply List
- Untwikkelje in list foar plantfoarsjenningen, hjir binne wat items om te beskôgjen:
- Hoe (1-2 per team)
- Rûne holle shovels (3 per team foar 15 gallon en beammen op, 2 per team foar 5 gallon en lytsere beammen)
- Jute of fleksibele stof om efterfolle grûn te fangen en op te heffen (1 oant 2 per team)
- Hântroffels (1 per team)
- Handschoenen (pear foar elke persoan)
- Skjirre om tags te ferwiderjen
- Utility mes om kontener fuort te snijen (as nedich)
- Wood chip mulch (1 tas per lytse beam, 1 tas = 2 kubike fuotten) - Mulch kin typysk fergees wurde donearre en levere troch in pleatslik bedriuw foar beamsoarch, in skoaldistrikt, of in parkdistrikt fergees mei avansearre notice.
- Kruiwagens/hooivorken foar mulch
- Wetterboarne, slang, slangbib, of emmers / karren foar beammen
- Houten stekken en of beambeskuttingsbuizen mei bannen
- Hammer, postpounder, of mallet (as nedich)
- Stepping Stools / Ladders, as nedich, foar staking beammen
- PPE: Helmen, eachbeskerming, ensfh.
- Ferkearskegels (as nedich)
As de side komprimearre boaiem hat, beskôgje it folgjende
- Pick Ax
- Digging bar
- Auger (Moat foarôf goedkard wurde fia 811 tastimming)
Frijwilliger Planning
- Bepale as jo frijwilligers sille brûke om beammen te plantsjen
- Bepale as jo frijwilligers sille brûke om de beammen te fersoargjen foar de earste trije jier en op lange termyn, ynklusyf wetterjen, mulken, fuortheljen fan stekken, snoeien en weeden
- Hoe sille jo frijwilligers werve?
- Sosjale media, telefoantsjes, e-mails, flyers, buertlistservs, en partnerorganisaasjes (Frijwilligers Recruitment Tips)
- Tink derom dat guon non-profiten it personiel as in team ree kinne hawwe om te gean. Guon bedriuwen of gemeenten sille bedriuwswurkdagen organisearje of har besteande netwurken brûke en finansjeel bydrage oan jo evenemint
- Bepale it type fan frijwilligersrollen dy't nedich binne, ie-evenemint opset, beamplantinglieders / mentors, frijwilligersbehear lykas check-in / check-out en befêstiging fan oanspraaklikens ûntheffing, evenemintfotografy, beamplanters, post-evenemint skjinmeitsjen.
- Meitsje in frijwilligerskommunikaasje- en behearplan, hoe sille jo frijwilligers har oanmelde as RSVP foarôf, hoe sille jo de frijwilliger befêstigje en herinnerje oan it plantevenemint of beamsoarchplichten ensfh. in websideformulier, google-formulier, of gebrûk fan online registraasjesoftware lykas eventbrite, of signup.com)
- Untwikkelje in plan foar frijwilligersfeiligens, komfortbehoeften foar ADA-neilibjen, belied / ûntheffingen, beskikberens fan toiletten, ûnderwiis oer beamplanting en de foardielen fan beammen, en de wa, wat, wêr, wannear, wêrom fan jo evenemint
- Krij in frijwilliger oanspraaklikens ûntheffing en bepale as jo organisaasje of plantingsside / partner mooglik frijwilligers oanspraaklikens belied of easken, formulieren, of oanspraaklikens ûntheffing hawwe nedich. Sjoch asjebleaft ús Foarbyld fan frijwilligersûntheffing en foto frijlitting (.docx download)
- Plan foar de feiligens- en komfortbehoeften fan frijwilligers en plan om it folgjende te hawwen by it evenemint:
- EHBO-kit mei gaas, pincet en ferbiningen
- Sunscreen
- hân doekjes
- Drinkwetter (Moadigje frijwilligers oan om har eigen opvulbare wetterflessen te bringen)
- Snacks (Oerweegje in pleatslik bedriuw te freegjen om in donaasje)
- Klemboerd teken yn blêd mei in pinne
- Ekstra frijwilligers oanspraaklikheid Waivers foar drop-in frijwilligers
- Kamera om foto's te meitsjen fan frijwilligers dy't wurkje
- Restroom tagonklikheid
Stap 2: Werve en belûke frijwilligers en mienskip
6 wiken foarôf
Evenemintenkommisje To Dos
- Tawize spesifike taken oan kommisjeleden om te helpen de wurkdruk te fersprieden
- Befêstigje de beamoarder en leveringsdatum mei de beamkwekerij
- Befêstigje de beskikberens fan beamplanting foarrieden
- Skilje en kontrolearje mei de side eigner en 811 om te soargjen dat de side feilich is foar planten
- Trochgean mei fundraising - sykje sponsors
- Stel in team gear fan betûfte frijwilligers foar beamplanting dy't plantteams kinne mentorje op 'e dei fan it evenemint
Plan Media Campaign
- Meitsje media (fideo's/ôfbyldings), in flyer, poster, banner, of oare promoasjemateriaal oer it evenemint om te brûken op sosjale media of community bulletin boards, ensfh.
- Tink oan it brûken Canva foar Nonprofits: Untdek de maklike manier om sosjale mediagrafiken en marketingmateriaal mei hege ynfloed te meitsjen. Nonprofit kin de premiumfunksjes fan Canva fergees krije.
- Betelje Arbor Day Foundation's Marketing Toolkit foar ynspiraasje en oanpasbere PDF's lykas túnbuorden, doarhangers, flyers, ensfh.
- Identifisearje ynfloeders op sosjale media, mienskipsgroepen ensfh. en fertel se oer jo evenemint en besykje se belutsen te krijen
- Finalisearje de programmadetails foar jo seremoanje foar beamplatting mei jo lokale partners, ynklusyf of jo miskien wolle of tagong hawwe ta in poadium, poadium of PA-systeem.
- Wervje frijwilligers mei help fan lokale nijsferkeapen, partners, e-postlisten en sosjale media
2-3 wiken foarôf
Event Komitee To dos
- Plan in gearkomste foar kommisjefoarsitter om te soargjen dat elke kommisje de tawiisde taken mei súkses hat foltôge
- Sammelje leveringen foar de ark fan 'e frijwilligers foar planten en treastferletten hjirboppe neamd. Kontrolearje mei jo lokale biblioteek of parkenôfdieling om ark te lienen
- Stjoer befêstigings-e-mails / tillefoantsjes / tekstberjochten mei logistyk foar eveneminten, feiligensherinneringen fan wat te dragen en bring oan frijwilligers, partners, sponsors ensfh.
- Re-befêstigje de beamoarder en leveringsdatum mei de beamkwekerij, en diel kontaktynformaasje tusken kontakt op it plak en it kwekerijferlieningsteam
- Befêstigje dat 811 hat de side frijmakke foar beplanting
- Plan de tarieding foar it plantenjen fan 'e side, dws weeding / boaiemferoaring / pre-graving (as nedich) ensfh.
- Befêstigje en koart de beamplanting lead frijwilligers dy't sille training en wurkje mei frijwilligers tidens it evenemint
Start Media Campaign
- Starte mediakampanje en publisearje it evenemint. Bereid mediaadvys / parseberjocht foar lokale media en berikke sosjale mediagroepen fan 'e mienskip fia Facebook, Instagram, Twitter ensfh.
- Flyers, posters, banners, ensfh.
- Identifisearje nijslokaasjes yn jo gebiet (kranten, nijskanalen, YouTube-kanalen, freelancers, radiostasjons) en krije in ynterview mei har om jo evenemint te besprekken
Stap 3: Hâld jo evenemint en plant jo beammen
Event opset - Oanrikkemandearre 1-2 oeren foar jo evenemint
- Lay out ark en foarrieden
- Stage beammen op harren plantingsplakken
- Brûk ferkearskegels of foarsichtich tape om in beskermjende barriêre te meitsjen tusken ferkear en frijwilligers
- Stel in wetter-, kofje- en of snack (allergiefreonlik) stasjon yn foar frijwilligers
- Poadiumseremoanje / gearkomstegebiet foar eveneminten. As beskikber, set en test it PA-systeem / draachbere sprekker mei muzyk
- Kontrolearje dat de toiletten binne ûntskoattele en foarsjoen fan needsaak
Frijwilliger Check-in - 15 minuten foarôf
- Groetsje en wolkom frijwilligers
- Lit frijwilligers oanmelde en ôfmelde om frijwilligersoeren te folgjen
- Lit frijwilligers in oanspraaklikens en ûntheffing fan fotografy tekenje
- Kontrolearje leeftyd of feiligens easken ie sletten-toed skuon ensfh
- Direkte frijwilligers nei de lokaasje fan toiletten, gastfrijenstafel mei wetter / snacks, en groepsgearkomstelokaasje foar de seremoanje of wêr't frijwilligersoriïntaasje sil plakfine foarôfgeand oan it begjin fan beamplanting
Seremoanje en evenemint
- Begjin it seremoanje / evenemintprogramma (Wy riede oan om it wolkomberjocht op sawat 15 minuten te hâlden)
- Bring jo sprekkers nei de foarkant fan it evenemintgebiet
- Meitsje dielnimmers en frijwilligers oan en freegje se om te sammeljen foar it begjin fan 'e seremoanje
- Tank elkenien foar it meidwaan
- Lit se witte hoe't har aksjes by it planten fan beammen it miljeu, wylde dieren, mienskip ensfh.
- Erken subsydzjefunders, sponsors, wichtige partners ensfh.
- Jou de sponsor in kâns om te sprekken (oanbefelling doer 2 minuten)
- Jou side-eigner in kâns om te praten (doer 2 minuten)
- Jou de pleatslike keazen amtner in kâns om te sprekken (oanbefelling foar doer 3 minuten)
- Biede de Eventfoarsitter in kâns om te praten oer evenemintelogistyk en barrens, ynklusyf ferlet fan gastfrijens/oriïntaasje, lykas de toiletten, wetter ensfh. (oanbefelling foar doer 3 minuten)
- Demonstrearje hoe't jo in beam plantsje mei jo beamplantlieders - besykje net mear as 15 minsken te hawwen per demonstraasje fan beamplanting en hâld it koart
- Brek frijwilligers yn groepen en stjoer se nei de plantingsplakken mei beamplantlieders
- Hawwe beamplantingslieders in demonstraasje fan arkfeiligens leverje
- Lit lieders foar beamplanting de frijwilligers harsels yntrodusearje troch har nammen op te jaan en in groep út te strekken foar it planten, beskôgje dat de groep har beam neamt
- Oanwize 1-2 beamplantlieders om elke beam nei it planten te ynspektearjen om in kwaliteitskontrôle te dwaan foar beamdjipte en steklingte, en mulken
- Meitsje ien oan om foto's fan it evenemint te nimmen en sitaten te sammeljen fan frijwilligers en partners oer wêrom't se har frijwilligerswurk dogge, wat it foar har betsjut, wat se dogge ensfh.
- As beamplanting en mulching foltôge is, sammelje de frijwilligers wer byinoar om in snack / wetter te hawwen.
- Noegje frijwilligers út om har favorite diel fan 'e dei te dielen en brûk de tiid om de frijwilligers te tankjen en kommende eveneminten te dielen of oan te kundigjen of hoe't se ferbûn kinne bliuwe, ie sosjale media, webside, e-post ensfh.
- Herinner frijwilligers om út te melden om frijwilligersoeren te folgjen
- Opromje side om te soargjen dat alle apparatuer, jiskefet en oare items binne fuortsmiten
Stap 4: Nei it Event Follow-up en Tree Care Plan
Nei it evenemint - Follow Up
- Waskje en werombringe alle liende ark
- Lit wurdearring sjen oan jo frijwilligers troch tanknotysjes en of e-mails te stjoeren en har út te noegjen om jo mei te dwaan oan beamsoarcheveneminten lykas mulken, wetterjen en fersoargje foar de plante beammen.
- Diel jo ferhaal fia berjochten op sosjale media mei tagging fan subsydzjefinansierers, sponsors, wichtige partners, ensfh.
- Skriuw in parseberjocht oer it evenemint dat ynformaasje omfettet oer it evenemint en organisatoaren, statistiken dy't de hiele dei gearstald binne, nijsgjirrige sitaten fan organisatoaren as frijwilligers, foto's mei ûnderskriften, en fideoklips as jo se hawwe. Nei it gearstallen fan al it materiaal foar jo parseberjocht, stjoer it nei media, beynfloeders en organisaasjes lykas jo subsydzjefinansierers of sponsors.
Soarch foar jo beammen
- Begjin jo wetterplan - wykliks
- Begjin jo plan foar weeding en mulching - alle moannen
- Inisjearje jo beambeskermingsplan - nei it plantenjen
- Begjin jo snoeiplan - nei it twadde of tredde jier nei it plantenjen