Boîte à outils pour l'événement de plantation d'arbres

Étape 1 : Planifiez votre événement 6 à 8 mois à l'avance

Plan d'entretien des arbres après la plantation

• Élaborer un plan d'entretien des arbres après la plantation avec la participation du propriétaire
  • Plan d'arrosage des arbres - Hebdomadaire
  • Élaborer un plan de désherbage et de paillage – mensuel
  • Élaborer un plan de protection des jeunes arbres (pour protéger les semis à l'aide de filets ou de tubes en plastique) - après la plantation
  • Élaborer un plan d'élagage et de surveillance de la santé des arbres - Annuellement pendant les trois premières années
  • Pour des conseils sur la planification de l'entretien des arbres, veuillez regarder notre webinaire éducatif ReLeaf : Tree Care Through Establishment – ​​avec le conférencier invité Doug Wildman
  • Nous vous recommandons fortement d’envisager de budgétiser l’entretien des arbres. Regardez notre Budgétisation pour le succès de l'entretien des arbres pour vous aider avec une proposition de subvention ou pour établir un nouveau programme de plantation d'arbres.

Liste des fournitures de plantation

• Élaborez une liste de fournitures de plantation, voici quelques éléments à considérer :
  • Houe (1-2 par équipe)
  • Pelles à tête ronde (3 par équipe pour les arbres de 15 gallons et plus, 2 par équipe pour les arbres de 5 gallons et plus petits)
  • Toile de jute ou tissu souple pour capter et soulever le sol remblayé (1 à 2 par équipe)
  • Truelles à main (1 par équipe)
  • Gants (paire pour chaque personne)
  • Ciseaux pour enlever les étiquettes
  • Couteau utilitaire pour couper le récipient (si nécessaire)
  • Paillis de copeaux de bois (1 sac par petit arbre, 1 sac = 2 pieds cubes) –  Le paillis peut généralement être donné et livré gratuitement par une entreprise locale d'entretien des arbres, un district scolaire ou un district de parcs avec un préavis. 
  • Brouettes/fourches pour paillis
  • Source d'eau, tuyau, bavette ou seaux/chariots pour les arbres
  • Piquets en bois et ou tubes d'abri d'arbre avec attaches
  • Marteau, pilon ou maillet (si nécessaire)
  • Escabeau/échelles, si nécessaire, pour tuteurer les arbres
  • EPI : Casques, lunettes de protection, etc.
  • Cônes de signalisation (si nécessaire)

Si le site a un sol compacté, considérez ce qui suit

• Pioche
• Barre de creusement
• Auger (doit être pré-approuvé via 811 autorisation)

Planification des bénévoles

• Déterminez si vous utiliserez des volontaires pour planter des arbres
• Déterminez si vous utiliserez des bénévoles pour prendre soin des arbres pendant les trois premières années et à long terme, y compris l'arrosage, le paillage, l'enlèvement des tuteurs, l'élagage et le désherbage
• Comment allez-vous recruter des bénévoles ?
  • Réseaux sociaux, appels téléphoniques, e-mails, dépliants, listes de diffusion de quartier et organisations partenaires (Conseils pour le recrutement de bénévoles)
  • Considérez que certaines organisations à but non lucratif peuvent avoir le personnel ou une équipe prête à partir. Certaines entreprises ou municipalités organiseront des journées de travail en entreprise ou s'appuieront sur leurs réseaux existants et contribueront financièrement à votre événement
  • Déterminer le type de rôles de bénévoles nécessaires, c'est-à-dire l'organisation d'événements, les responsables/mentors de la plantation d'arbres, la gestion des bénévoles comme l'enregistrement/le départ et la confirmation de l'exonération de responsabilité, la photographie d'événements, les planteurs d'arbres, le nettoyage après l'événement.
  • Créez un plan de communication et de gestion des bénévoles, comment allez-vous faire en sorte que les bénévoles s'inscrivent ou répondent à l'avance, comment allez-vous confirmer et rappeler au bénévole l'événement de plantation ou les tâches d'entretien des arbres, etc., comment communiquerez la sécurité et d'autres rappels (envisagez de créer un formulaire de site Web, un formulaire Google ou d'utiliser un logiciel d'inscription en ligne comme eventbrite ou signup.com)
  • Élaborer un plan pour la sécurité des bénévoles, les besoins de confort de conformité à l'ADA, la politique/les dérogations, la disponibilité des toilettes, l'éducation sur la plantation d'arbres et les avantages des arbres, et le qui, quoi, où, quand et pourquoi de votre événement
  • Procurez-vous une décharge de responsabilité des bénévoles et déterminez si votre organisation ou site de plantation/partenaire peut avoir des politiques ou des exigences en matière de responsabilité des bénévoles, des formulaires ou des décharges de responsabilité requises. Veuillez consulter notre Exemple de dispense de bénévolat et de publication de photos (téléchargement .docx)
  • Planifiez les besoins de sécurité et de confort des bénévoles et prévoyez d'avoir les éléments suivants lors de l'événement :
    • Trousse de premiers soins avec gaze, pincettes et bandages
    • Crème solaire
    • Lingettes pour les mains
    • Eau potable (Encouragez les bénévoles à apporter leurs propres bouteilles d'eau rechargeables)
    • Collations (envisagez de demander un don à une entreprise locale)
    • Presse-papiers signe dans la feuille avec un stylo
    • Exonérations supplémentaires de responsabilité des bénévoles pour les bénévoles occasionnels
    • Appareil photo pour prendre des photos de bénévoles travaillant
    • Accessibilité des toilettes

Étape 2 : Recruter et engager des bénévoles et la communauté

6 semaines avant

2-3 semaines avant

Étape 3 : Organisez votre événement et plantez vos arbres

Enregistrement des bénévoles - 15 minutes avant

• Accueillir et accueillir les bénévoles
• Demandez aux bénévoles de se connecter et de se déconnecter pour suivre les heures de bénévolat
• Demandez aux bénévoles de signer une décharge de responsabilité et de photographie
• Vérifiez l'âge ou les exigences de sécurité, c'est-à-dire les chaussures fermées, etc.
• Diriger les bénévoles vers l'emplacement des toilettes, la table d'accueil avec de l'eau/des collations et le lieu de rassemblement de groupe pour la cérémonie ou l'endroit où l'orientation des bénévoles aura lieu avant le début de la plantation d'arbres

Cérémonie et événement

• Commencez la cérémonie / le programme de l'événement (nous vous recommandons de limiter le message de bienvenue à environ 15 minutes)
• Apportez vos haut-parleurs à l'avant de la zone de l'événement
• Engagez les participants et les volontaires et demandez-leur de se rassembler pour le début de la cérémonie
• Merci à tous d'avoir rejoint
• Faites-leur savoir comment leurs actions de plantation d'arbres bénéficieront à l'environnement, à la faune, à la communauté, etc.
• Reconnaître les bailleurs de fonds, les sponsors, les partenaires clés, etc.
  • Donner au sponsor une chance de parler (durée recommandée 2 minutes)
  • Donner au propriétaire du site une chance de parler (durée 2 minutes)
  • Donner la parole à l'élu local (durée préconisée 3 minutes)
  • Donnez au président de l'événement l'occasion de parler de la logistique et des événements de l'événement, y compris les besoins d'accueil / d'orientation, tels que les toilettes, l'eau, etc. (durée recommandée 3 minutes)
  • Montrez comment planter un arbre à l'aide de vos responsables de la plantation d'arbres - essayez de ne pas avoir plus de 15 personnes par démonstration de plantation d'arbres et soyez bref
• Divisez les volontaires en groupes et envoyez-les sur les sites de plantation avec des responsables de la plantation d'arbres
• Demandez aux responsables de la plantation d'arbres de faire une démonstration de la sécurité des outils
• Demandez aux responsables de la plantation d'arbres de demander aux volontaires de se présenter en indiquant leur nom et de faire un groupe d'étirements avant de planter, envisagez de demander au groupe de nommer leur arbre
• Désignez 1 à 2 responsables de la plantation d'arbres pour inspecter chaque arbre après la plantation afin d'effectuer un contrôle qualité de la profondeur et de la longueur des piquets et du paillage
• Désignez quelqu'un pour prendre des photos de l'événement et recueillir des citations de bénévoles et de partenaires sur les raisons pour lesquelles ils font du bénévolat, ce que cela signifie pour eux, ce qu'ils font, etc.
• Lorsque la plantation d'arbres et le paillage sont terminés, rassemblez les bénévoles pour prendre une pause collation/eau.
• Invitez les bénévoles à partager leur moment préféré de la journée et utilisez le temps pour remercier les bénévoles et partager ou annoncer les événements à venir ou comment ils peuvent rester connectés, c'est-à-dire les médias sociaux, le site Web, les e-mails, etc.
• Rappelez aux bénévoles de se déconnecter pour suivre les heures de bénévolat
• Nettoyer le site en s'assurant que tous les équipements, déchets et autres articles ont été enlevés

Étape 4 : Suivi après l'événement et plan d'entretien des arbres