Kit de herramientas para el evento de plantación de árboles
A continuación hay sugerencias y recursos para ayudarlo a planificar su evento de plantación de árboles.
Cómo organizar un evento exitoso de plantación de árboles
Prepararse para organizar un evento de plantación de árboles requiere algo de planificación. Recomendamos dedicar tiempo a desarrollar un plan descrito en los siguientes pasos:
Paso 1: planifique su evento con 6 a 8 meses de anticipación
Reunir un comité de planificación
- Identificar objetivos para el evento de plantación de árboles.
- Identificar las necesidades financieras y las posibilidades de recaudación de fondos.
- Desarrolle un plan y comience a recaudar fondos de inmediato.
- Identifique los trabajos de voluntariado de plantación de árboles y los roles y responsabilidades del comité y escríbalos
- Solicite un presidente para el evento de plantación de árboles y defina las responsabilidades del comité del evento.
- Además de este conjunto de herramientas, también puede encontrar Árbol de San Diego Preguntas sobre la consideración del proyecto/evento de plantación de árboles PDF útil para su organización a medida que analiza su plan.
Selección del sitio y aprobación del proyecto
- Determine su sitio de plantación de árboles
- Averigüe quién es el dueño de la propiedad y determine el proceso de aprobación y permiso para plantar árboles en el sitio
- Recibir aprobación/permiso del dueño de la propiedad del sitio
- Evalúe el sitio para la plantación de árboles con el dueño de la propiedad. Determine las restricciones físicas del sitio, tales como:
- Consideraciones sobre el tamaño y la altura del árbol
- raíces y pavimento
- Ahorros de energía
- Restricciones aéreas (líneas eléctricas, elementos de construcción, etc.)
- Peligro debajo (tuberías, cables, otras restricciones de servicios públicos) Contacto 811 antes de excavar para solicitar que se marquen con pintura o banderas las ubicaciones aproximadas de los servicios públicos enterrados).
- Luz solar disponible
- Sombra y árboles cercanos
- Suelo y drenaje
- Suelos compactados
- Fuente de riego y accesibilidad
- Preocupaciones relacionadas con el dueño de la propiedad
- Considere completar un Lista de verificación de evaluación del sitio. Para obtener más información sobre la lista de verificación de muestra, descargue el Guía de evaluación del sitio (Instituto de Horticultura Urbana de la Universidad de Cornell) esto le ayudará a determinar la especie de árbol adecuada para la(s) ubicación(es).
- Plan para preparar el sitio
- Limpie el césped donde se plantará cada árbol hasta 1 y 1 1/2 veces el ancho de la maceta del árbol
- Una zona libre de malezas evitará que los árboles queden fuera de la competencia y reducirá la posibilidad de que pequeños roedores dañen las plántulas.
- Si hay suelo compactado, determine si desea cavar los hoyos antes de la fecha de siembra
- Si hay suelo compactado, podría ser necesario enmendar el suelo. Los suelos se pueden modificar con compost para mejorar la calidad.
Selección y compra de árboles
- Investigue el tipo de árbol apropiado para el sitio después de completar la evaluación del sitio.
- Los siguientes recursos pueden ser útiles para usted en este proceso:
- Seleccionar árbol – Este programa diseñado por el Instituto de Ecosistemas Forestales Urbanos en Cal Poly es una base de datos de selección de árboles para California. Puede encontrar el mejor árbol para plantar por atributo o por código postal
- Árboles para el siglo XXI es una guía producida por California ReLeaf que analiza ocho pasos para un dosel de árboles próspero, incluida la importancia de la selección de árboles.
- WUCOLES proporciona una evaluación de las necesidades de agua de riego para más de 3,500 especies.
- Tomar la decisión final de selección de árboles con la participación del propietario del sitio y firmar
- Visite su vivero local para pedir plántulas y facilitar la compra de árboles.
Fecha y detalles del evento de plantación de árboles
- Determinar la fecha y los detalles del evento de plantación de árboles
- Determine el programa del evento de plantación de árboles, es decir, el mensaje de bienvenida, el reconocimiento de patrocinadores y socios, la ceremonia (duración recomendada de 15 minutos), el proceso de registro de voluntarios, el componente educativo (si corresponde), la organización de la plantación de árboles, los líderes del equipo, la cantidad de voluntarios necesarios, instalación, limpieza, etc.
- Identifique a los participantes, entretenimiento, oradores, funcionarios electos locales, etc., que desea que estén presentes en el evento y solicite que anoten la fecha en sus calendarios.
Plan de cuidado de árboles después de la siembra
- Desarrolle un plan de cuidado de árboles posterior a la plantación con la participación del propietario
- Plan de riego de árboles – Semanal
- Desarrolle un plan de deshierbe y mantillo - Mensual
- Desarrolle un plan de protección de árboles jóvenes (para proteger las plántulas usando malla o tubos de plástico) - Posterior a la plantación
- Desarrollar un Plan de Monitoreo de Poda y Salud de los Árboles – Anualmente durante los primeros tres años
- Para obtener consejos sobre la planificación del cuidado de los árboles, vea nuestro seminario web educativo ReLeaf: Tree Care Through Establishment - con el orador invitado Doug Wildman
- Le recomendamos encarecidamente que considere hacer un presupuesto para el cuidado de los árboles. Mira nuestro Presupuesto para el éxito en el cuidado de los árboles para ayudarle con una propuesta de subvención o para establecer un nuevo programa de plantación de árboles.
Lista de suministros de plantación
- Desarrolle una lista de suministros de plantación, aquí hay algunos elementos a considerar:
- Hoe (1-2 por equipo)
- Palas de cabeza redonda (3 por equipo para árboles de 15 galones o más, 2 por equipo para árboles de 5 galones o más pequeños)
- Arpillera o tela flexible para capturar y levantar tierra de relleno (1 a 2 por equipo)
- Paletas de mano (1 por equipo)
- Guantes (par para cada persona)
- Tijeras para quitar etiquetas
- Cuchillo utilitario para cortar el recipiente (si es necesario)
- Mantillo de astillas de madera (1 bolsa por árbol pequeño, 1 bolsa = 2 pies cúbicos) – Por lo general, el mantillo puede ser donado y entregado por una empresa local de cuidado de árboles, un distrito escolar o un distrito de parques de forma gratuita con previo aviso.
- Carretillas/horcas para mantillo
- Fuente de agua, manguera, grifo de manguera o cubos/carros para árboles
- Estacas de madera y/o tubos de protección de árboles con lazos
- Martillo, mazo o mazo (si es necesario)
- Taburetes/escaleras, si es necesario, para estacar árboles
- EPI: Cascos, protección ocular, etc.
- Conos de tráfico (si es necesario)
Si el sitio tiene suelo compactado, considere lo siguiente
- Pico
- Barra de excavación
- Barrena (debe ser preaprobado a través de 811 permiso)
Voluntariado Planificación
- Determine si utilizará voluntarios para plantar árboles
- Determine si usará voluntarios para cuidar los árboles durante los primeros tres años y a largo plazo, incluido el riego, el mantillo, la remoción de estacas, la poda y el deshierbe.
- ¿Cómo reclutará voluntarios?
- Redes sociales, llamadas telefónicas, correos electrónicos, volantes, servidores de listas de vecindarios y organizaciones asociadas (Consejos para el reclutamiento de voluntarios)
- Considere que algunas organizaciones sin fines de lucro pueden tener el personal o un equipo listo para comenzar. Algunas empresas o municipios organizarán días de trabajo corporativo o aprovecharán sus redes existentes y contribuirán económicamente a su evento.
- Determine el tipo de roles voluntarios necesarios, es decir, organización de eventos, líderes/mentores de plantación de árboles, gestión de voluntarios como registro de entrada/salida y confirmación de exención de responsabilidad, fotografía del evento, plantadores de árboles, limpieza posterior al evento.
- Cree un plan de comunicación y gestión de voluntarios, cómo hará que los voluntarios se registren o confirmen su asistencia por adelantado, cómo confirmará y recordará al voluntario el evento de plantación o las tareas de cuidado de árboles, etc., cómo comunicará la seguridad y otros recordatorios (considere crear un formulario en el sitio web, un formulario de Google o usar un software de registro en línea como eventbrite o signup.com)
- Desarrolle un plan para la seguridad de los voluntarios, las necesidades de comodidad del cumplimiento de la ADA, políticas/exenciones, disponibilidad de baños, educación sobre la plantación de árboles y los beneficios de los árboles, y quién, qué, dónde, cuándo y por qué de su evento.
- Adquiera una Exención de responsabilidad para voluntarios y determine si su organización o sitio de plantación/socio podría tener políticas o requisitos de responsabilidad para voluntarios, formularios o exenciones de responsabilidad requeridas. Por favor vea nuestro Muestra de exención de voluntariado y publicación de fotos (descarga .docx)
- Planifique las necesidades de seguridad y comodidad de los voluntarios y planee tener lo siguiente en el evento:
- Botiquín de primeros auxilios con gasas, pinzas y vendas
- Protector solar
- Toallitas para manos
- Agua potable (Anime a los voluntarios a traer sus propias botellas de agua recargables)
- Bocadillos (Considere pedir una donación a un negocio local)
- Hoja de inicio de sesión del portapapeles con un bolígrafo
- Exenciones de responsabilidad adicionales para voluntarios para voluntarios sin cita previa
- Cámara para tomar fotos de los voluntarios trabajando
- Accesibilidad a los baños
Paso 2: Reclutar e Involucrar a Voluntarios y Comunidad
6 semanas antes
Tareas pendientes del comité de eventos
- Asigne tareas específicas a los miembros del comité para ayudar a distribuir la carga de trabajo
- Confirme el pedido de árboles y la fecha de entrega con el vivero de árboles.
- Confirme la disponibilidad de suministros para la plantación de árboles
- Llame y verifique con el propietario del sitio y 811 para asegurarse de que el sitio sea seguro para plantar
- Continuar con la recaudación de fondos - buscar patrocinadores
- Reúna un equipo de voluntarios experimentados en la plantación de árboles que puedan asesorar a los equipos de plantación el día del evento.
Planear Campaña de Medios
- Cree medios (videos/imágenes), volantes, carteles, pancartas u otros materiales promocionales sobre el evento para usar en las redes sociales o tableros de anuncios comunitarios, etc.
- Considera usar Canva para organizaciones sin fines de lucro: Descubra la manera fácil de crear gráficos y materiales de marketing de alto impacto para redes sociales. Las organizaciones sin fines de lucro pueden obtener las funciones premium de Canva de forma gratuita.
- Check out Kit de herramientas de marketing de la Fundación Arbor Day para obtener inspiración y archivos PDF personalizables como letreros de jardín, colgadores de puertas, folletos, etc.
- Identifique personas influyentes en las redes sociales, grupos comunitarios, etc. y cuénteles sobre su evento e intente involucrarlos
- Finalice los detalles del programa para su ceremonia de plantación de árboles con sus socios locales, incluso si desea o tiene acceso para usar un escenario, un podio o un sistema de megafonía.
- Reclute voluntarios utilizando medios de comunicación locales, socios, listas de correo electrónico y redes sociales
2-3 semanas antes
Comité de eventos
- Programe una reunión del presidente del comité para asegurarse de que cada comité haya completado con éxito las tareas asignadas
- Reúna los suministros para las herramientas del voluntario para plantar y las necesidades de comodidad mencionadas anteriormente. Consulte con su biblioteca local o departamento de parques para pedir herramientas prestadas
- Envíe correos electrónicos/llamadas telefónicas/mensajes de texto de confirmación con la logística del evento, recordatorios de seguridad sobre qué ponerse y qué llevar a los voluntarios, socios, patrocinadores, etc.
- Re-confirmar el pedido de árboles y la fecha de entrega con el vivero de árboles, y compartir la información de contacto entre el contacto en el sitio y el equipo de entrega del vivero
- Confirma eso 811 ha limpiado el sitio para plantar
- Programe la preparación previa a la plantación del sitio, es decir, deshierbe/modificación del suelo/excavación previa (si es necesario), etc.
- Confirmar e informar a los voluntarios líderes de plantación de árboles que estarán entrenando y trabajando con voluntarios durante el evento.
Lanzar campaña de medios
- Lanzar campaña en los medios y publicitar el evento. Prepare avisos para los medios/comunicados de prensa para los medios locales y comuníquese con los grupos de redes sociales de la comunidad a través de Facebook, Instagram, Twitter, etc.
- Distribuir volantes, afiches, pancartas, etc.
- Identifique los medios de comunicación en su área (periódicos, canales de noticias, canales de YouTube, autónomos, estaciones de radio) y obtenga una entrevista con ellos para hablar sobre su evento.
Paso 3: Realice su evento y plante sus árboles
Configuración del evento: recomendado 1-2 horas antes de su evento
- Coloque las herramientas y los suministros
- Ponga árboles en sus sitios de plantación
- Utilice conos de tráfico o cinta de precaución para crear una barrera protectora entre el tráfico y los voluntarios.
- Establezca una estación de agua, café o refrigerios (apto para personas alérgicas) para voluntarios
- Ceremonia de escenario/área de reunión de eventos. Si está disponible, configure y pruebe el sistema PA / altavoz portátil con música
- Verifique que los baños estén desbloqueados y abastecidos con las necesidades
Registro de voluntariado: 15 minutos antes
- Saludar y dar la bienvenida a los voluntarios.
- Haga que los voluntarios inicien y cierren sesión para realizar un seguimiento de las horas de voluntariado
- Haga que los voluntarios firmen una renuncia de responsabilidad y fotografía
- Verifique los requisitos de edad o seguridad, es decir, zapatos cerrados, etc.
- Dirija a los voluntarios a la ubicación de los baños, la mesa de hospitalidad con agua/refrigerios y el lugar de reunión del grupo para la ceremonia o donde se llevará a cabo la orientación de los voluntarios antes del inicio de la plantación de árboles.
Ceremonia y Evento
- Comience el Programa de la Ceremonia/Evento (Recomendamos que el mensaje de bienvenida dure unos 15 minutos)
- Lleva tus altavoces al frente del área del evento.
- Involucre a los participantes y voluntarios y pídales que se reúnan para el comienzo de la ceremonia.
- Gracias a todos por unirse
- Hágales saber cómo sus acciones al plantar árboles beneficiarán al medio ambiente, la vida silvestre, la comunidad, etc.
- Reconocer a los financiadores de subvenciones, patrocinadores, socios clave, etc.
- Proporcione al patrocinador la oportunidad de hablar (recomendación de duración de 2 minutos)
- Proporcionar al propietario del sitio la oportunidad de hablar (duración 2 minutos)
- Proporcione al funcionario electo local la oportunidad de hablar (recomendación de duración de 3 minutos)
- Proporcione al presidente del evento la oportunidad de hablar sobre la logística y los acontecimientos del evento, incluidas las necesidades de hospitalidad/orientación, como los baños, el agua, etc. (recomendación de duración de 3 minutos)
- Demuestre cómo plantar un árbol con sus líderes de plantación de árboles: trate de no tener más de 15 personas por demostración de plantación de árboles y sea breve
- Divida a los voluntarios en grupos y envíelos a los sitios de plantación con los líderes de plantación de árboles.
- Haga que los líderes de plantación de árboles brinden una demostración de seguridad de herramientas
- Pida a los líderes de plantación de árboles que los voluntarios se presenten diciendo sus nombres y hagan un estiramiento grupal antes de plantar, considere que el grupo nombre su árbol
- Designe 1-2 líderes de plantación de árboles para inspeccionar cada árbol después de la plantación para hacer una verificación de control de calidad para la profundidad del árbol y la longitud de la estaca, y el mantillo.
- Designe a alguien para que tome fotos del evento y recopile citas de voluntarios y socios sobre por qué se ofrecen como voluntarios, qué significa para ellos, qué están haciendo, etc.
- Cuando haya terminado de plantar árboles y cubrir con mantillo, reúna a los voluntarios para tomar un refrigerio o un descanso para tomar agua.
- Invite a los voluntarios a compartir su parte favorita del día y aproveche el tiempo para agradecer a los voluntarios y compartir o anunciar próximos eventos o cómo pueden mantenerse conectados, es decir, redes sociales, sitio web, correo electrónico, etc.
- Recuerde a los voluntarios que se desconecten para realizar un seguimiento de las horas de voluntariado
- Limpie el sitio asegurándose de que se hayan eliminado todos los equipos, la basura y otros artículos.
Paso 4: Seguimiento posterior al evento y plan de cuidado de árboles
Después del evento – Seguimiento
- Lave y devuelva las herramientas prestadas
- Muestre aprecio a sus voluntarios enviándoles notas de agradecimiento o correos electrónicos e invítelos a unirse a usted en eventos de cuidado de árboles, como cubrir con mantillo, regar y cuidar los árboles plantados.
- Comparta su historia a través de publicaciones en las redes sociales etiquetando a financiadores de subvenciones, patrocinadores, socios clave, etc.
- Escriba un comunicado de prensa sobre el evento que incluya información sobre el evento y los organizadores, estadísticas compiladas a lo largo del día, citas interesantes de los organizadores o voluntarios, imágenes con subtítulos y videoclips, si los tiene. Después de compilar todos los materiales para su comunicado de prensa, envíelo a los medios de comunicación, personas influyentes y organizaciones como los financiadores o patrocinadores de su subvención.
Cuida tus árboles
- Inicie su plan de riego – semanalmente
- Inicie su plan de deshierbe y mantillo - mensual
- Inicie su plan de protección de árboles: después de plantar
- Inicie su plan de poda – después del segundo o tercer año después de la siembra