Bộ công cụ tổ chức sự kiện trồng cây

Bước 1: Lên kế hoạch cho sự kiện của bạn trước 6-8 tháng

Kế Hoạch Chăm Sóc Cây Sau Trồng

• Xây dựng Kế hoạch chăm sóc cây sau khi trồng với sự tham gia của Chủ sở hữu tài sản
  • Kế hoạch tưới cây – Hàng tuần
  • Xây dựng Kế hoạch Làm cỏ và Phủ rơm - Hàng tháng
  • Xây dựng Kế hoạch Bảo vệ Cây non (để bảo vệ cây con bằng lưới hoặc ống nhựa) - Sau khi Trồng
  • Xây dựng kế hoạch cắt tỉa và theo dõi sức khỏe của cây – Hàng năm trong ba năm đầu tiên
  • Để biết các mẹo lập kế hoạch chăm sóc cây, vui lòng xem hội thảo trực tuyến về giáo dục ReLeaf của chúng tôi: Chăm sóc cây thông qua thành lập – với diễn giả khách mời Doug Wildman
  • Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên cân nhắc việc lập ngân sách cho việc chăm sóc cây. Xem của chúng tôi Lập ngân sách để chăm sóc cây thành công để giúp bạn đề xuất tài trợ hoặc thiết lập chương trình trồng cây mới.

Danh sách nguồn cung trồng cây

• Phát triển một danh sách cung cấp trồng trọt, đây là một số mục cần xem xét:
  • Cuốc (1-2 mỗi đội)
  • Xẻng đầu tròn (3 cái mỗi đội cho cây 15 gallon trở lên, 2 cái mỗi đội cho cây 5 gallon trở xuống)
  • Vải bố hoặc vải dẻo để chụp và nâng đất lấp (1 đến 2 người mỗi đội)
  • Bay xoa tay (mỗi đội 1 cái)
  • Găng tay (đôi cho mỗi người)
  • Kéo để loại bỏ các thẻ
  • Dao tiện ích để cắt thùng chứa (nếu cần)
  • Mùn dăm gỗ (1 túi cho mỗi cây nhỏ, 1 túi = 2 feet khối) –  Lớp phủ thường có thể được tặng và giao miễn phí bởi một công ty chăm sóc cây cối địa phương, khu học chánh hoặc khu công viên nếu có thông báo trước. 
  • Xe cút kít / chĩa cho mùn
  • Nguồn nước, vòi, yếm vòi, hoặc xô/xe chở cây
  • Cọc gỗ và hoặc ống trú ẩn trên cây có dây buộc
  • Búa, búa bài hoặc vồ (nếu cần)
  • Ghế đẩu / Thang, nếu cần, để đóng cọc cho cây
  • PPE: Mũ bảo hiểm, bảo vệ mắt, v.v.
  • Nón giao thông (nếu cần)

Nếu địa điểm có đất nén, hãy xem xét những điều sau

• Chọn rìu
• thanh đào
• Auger (Phải được phê duyệt trước qua 811 sự cho phép)

Lập kế hoạch tình nguyện

• Xác định xem bạn có sử dụng tình nguyện viên để trồng cây không
• Xác định xem bạn có sử dụng các tình nguyện viên để chăm sóc cây trong ba năm đầu tiên và lâu dài hay không, bao gồm tưới nước, phủ gốc, dỡ cọc, cắt tỉa và làm cỏ
• Làm thế nào bạn sẽ tuyển dụng tình nguyện viên?
  • Phương tiện truyền thông xã hội, cuộc gọi điện thoại, email, tờ rơi, người phục vụ danh sách khu phố và các tổ chức đối tác (Mẹo tuyển dụng tình nguyện viên)
  • Hãy cân nhắc rằng một số tổ chức phi lợi nhuận có thể có nhân viên hoặc một nhóm sẵn sàng hoạt động. Một số công ty hoặc thành phố sẽ tổ chức các ngày làm việc của công ty hoặc tận dụng mạng lưới hiện có của họ và đóng góp tài chính cho sự kiện của bạn
  • Xác định loại vai trò tình nguyện cần thiết, tức là - thiết lập sự kiện, lãnh đạo/cố vấn trồng cây, quản lý tình nguyện viên như đăng ký/trả phòng và xác nhận miễn trừ trách nhiệm pháp lý, chụp ảnh sự kiện, trồng cây, dọn dẹp sau sự kiện.
  • Lập kế hoạch quản lý và liên lạc tình nguyện, làm cách nào để bạn đăng ký hoặc trả lời trước cho tình nguyện viên, cách bạn xác nhận và nhắc nhở tình nguyện viên về sự kiện trồng cây hoặc nhiệm vụ chăm sóc cây, v.v., cách truyền thông về an toàn và các lời nhắc khác (cân nhắc tạo biểu mẫu trang web, biểu mẫu google hoặc sử dụng phần mềm đăng ký trực tuyến như eventbrite hoặc signup.com)
  • Xây dựng kế hoạch đảm bảo an toàn cho tình nguyện viên, nhu cầu thoải mái tuân thủ ADA, chính sách/miễn trừ, phòng vệ sinh sẵn có, giáo dục về trồng cây và lợi ích của cây xanh cũng như ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao sự kiện của bạn
  • Có được Miễn trừ trách nhiệm tình nguyện và xác định xem tổ chức hoặc địa điểm/đối tác trồng trọt của bạn có thể có các chính sách hoặc yêu cầu, biểu mẫu hoặc miễn trừ trách nhiệm pháp lý của tình nguyện viên hay không. xin vui lòng xem của chúng tôi Mẫu miễn trừ tình nguyện viên và phát hành ảnh (tải xuống .docx)
  • Lập kế hoạch cho nhu cầu an toàn và thoải mái của các tình nguyện viên và lên kế hoạch để có những điều sau đây tại sự kiện:
    • Bộ sơ cứu với gạc, nhíp và băng
    • Kem chống nắng
    • Khăn lau tay
    • Nước uống (Khuyến khích tình nguyện viên mang theo chai nước có thể đổ lại của riêng họ)
    • Đồ ăn nhẹ (Cân nhắc yêu cầu một doanh nghiệp địa phương đóng góp)
    • Bảng đăng nhập bảng tạm bằng bút
    • Miễn trừ trách nhiệm tình nguyện bổ sung cho các tình nguyện viên ghé thăm
    • Camera chụp ảnh tình nguyện viên đang làm việc
    • khả năng tiếp cận nhà vệ sinh

Bước 2: Tuyển dụng và thu hút tình nguyện viên và cộng đồng

6 tuần trước

2-3 tuần trước

Bước 3: Tổ chức sự kiện và trồng cây của bạn

Đăng ký tình nguyện - trước 15 phút

• Chào mừng và chào đón các tình nguyện viên
• Yêu cầu tình nguyện viên đăng nhập và đăng xuất để theo dõi số giờ tình nguyện
• Yêu cầu tình nguyện viên ký giấy miễn trừ trách nhiệm pháp lý và chụp ảnh
• Kiểm tra độ tuổi hoặc các yêu cầu về an toàn, ví dụ như giày bít mũi, v.v.
• Hướng dẫn các tình nguyện viên đến vị trí của nhà vệ sinh, bàn tiếp khách với nước/đồ ăn nhẹ và địa điểm tập trung nhóm cho buổi lễ hoặc nơi sẽ diễn ra buổi định hướng tình nguyện trước khi bắt đầu trồng cây

Lễ và sự kiện

• Bắt đầu Chương trình Lễ/Sự kiện (Chúng tôi khuyên bạn nên giữ thông điệp chào mừng trong khoảng 15 phút)
• Mang loa của bạn đến trước khu vực sự kiện
• Thu hút những người tham gia và tình nguyện viên và yêu cầu họ tập trung xung quanh để bắt đầu buổi lễ
• Cảm ơn mọi người đã tham gia
• Hãy cho họ biết hành động của họ trong việc trồng cây sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho môi trường, động vật hoang dã, cộng đồng, v.v.
• Công nhận các nhà tài trợ, nhà tài trợ, đối tác quan trọng, v.v.
  • Cho nhà tài trợ cơ hội phát biểu (thời lượng khuyến nghị 2 phút)
  • Cho chủ sở hữu trang web cơ hội phát biểu (thời lượng 2 phút)
  • Cho viên chức dân cử địa phương cơ hội phát biểu (thời lượng khuyến nghị 3 phút)
  • Tạo cơ hội cho Người chủ trì sự kiện nói về hậu cần và các diễn biến của sự kiện, bao gồm các nhu cầu chiêu đãi/định hướng, chẳng hạn như phòng vệ sinh, nước, v.v. (thời lượng khuyến nghị là 3 phút)
  • Trình diễn cách trồng cây với những người hướng dẫn trồng cây của bạn – cố gắng không có quá 15 người cho mỗi buổi trình diễn trồng cây và trình bày ngắn gọn
• Chia các tình nguyện viên thành các nhóm và cử họ đến địa điểm trồng cây cùng với các trưởng nhóm trồng cây
• Yêu cầu các trưởng nhóm trồng cây trình diễn an toàn công cụ
• Yêu cầu các trưởng nhóm trồng cây yêu cầu các tình nguyện viên giới thiệu bản thân bằng cách nêu tên của họ và tập thành một nhóm kéo dài trước khi trồng, cân nhắc để nhóm đặt tên cho cây của họ
• Chỉ định 1-2 trưởng nhóm trồng cây kiểm tra từng cây sau khi trồng để kiểm tra chất lượng độ sâu của cây, chiều dài cọc và lớp phủ
• Chỉ định ai đó chụp ảnh sự kiện và thu thập các trích dẫn từ các tình nguyện viên và đối tác về lý do tại sao họ tình nguyện, ý nghĩa của nó đối với họ, những gì họ đang làm, v.v.
• Khi việc trồng cây và che phủ hoàn tất, tập hợp các tình nguyện viên lại với nhau để ăn nhẹ/nghỉ uống nước.
• Mời các tình nguyện viên chia sẻ phần yêu thích của họ trong ngày và sử dụng thời gian để cảm ơn các tình nguyện viên và chia sẻ hoặc thông báo các sự kiện sắp tới hoặc cách họ có thể duy trì kết nối, ví dụ như phương tiện truyền thông xã hội, trang web, email, v.v.
• Nhắc tình nguyện viên đăng xuất để theo dõi giờ tình nguyện
• Dọn dẹp trang web đảm bảo tất cả thiết bị, rác và các vật dụng khác đã được loại bỏ

Bước 4: Kế hoạch theo dõi và chăm sóc cây sau sự kiện