Bam Plantatioun Event Toolkit
Drënner sinn Suggestiounen a Ressourcen fir Iech ze hëllefen Äert Bamplanzen Event ze plangen.
Wéi een erfollegräicht Bamplantatiouns Event organiséiert
Bereet Iech fir e Bamplanzungsevenement ze hosten brauch e puer Planung. Mir recommandéieren Zäit ze verbréngen fir e Plang ze entwéckelen deen an de folgende Schrëtt geschriwwe gëtt:
Schrëtt 1: Plan Ären Event 6-8 Méint virdrun
Sammelt e Planungscomité
- Identifizéieren Ziler fir de Bamplanzungsevenement
- Identifizéiere finanziell Bedierfnesser a Spendenaktiounsméiglechkeeten.
- Entwéckelt e Plang a fänkt direkt un Spendenaktiounen.
- Identifizéieren Bam Plantatioun Fräiwëlleger Aarbechtsplazen a Comité Rollen a Verantwortung a schreift se aus
- Solicitéiert e Bam Plantatioun Event Presidence an definéieren Event Comité Responsabilitéiten.
- Zousätzlech zu dësem Toolkit, fannt Dir och Bam San Diego d' Bamplantatiounsprojet / Event Iwwerleeung Froen PDF hëllefräich fir Är Organisatioun wéi Dir Äre Plang ausmécht.
Site Auswiel a Projet Genehmegung
- Bestëmmt Är Bamplanzplaz
- Fannt eraus wien d'Propriétéit besëtzt, a bestëmmen d'Zustimmungs- an Erlaabnesprozess fir Beem um Site ze planzen
- Kritt Genehmegung / Erlaabnis vum Site Immobiliebesëtzer
- Bewäert de Site fir Bamplanzen mam Proprietaire. Bestëmmt déi kierperlech Restriktiounen vum Site, wéi:
- Bam Gréisst an Héicht Considératiounen
- Wuerzelen an Trëttoir
- Energiespuer
- Overhead Restriktiounen (Kraaftleitungen, Bauelementer, asw.)
- Gefor drënner (Päifen, Drot, aner Utility Restriktiounen - Kontaktéiert 811 ier Dir gräift fir déi geschätzte Plazen vu begruewe Utilities ze froen fir mat Faarwen oder Fändelen markéiert ze ginn.)
- Verfügbar Sonneliicht
- Schied an Emgéigend Beem
- Buedem an Drainage
- Kompakt Buedem
- Bewässerung Quell an Accessibilitéit
- Besëtzer verbonne Bedenken
- Denkt drun a fäerdeg ze maachen Site Assessment Checkliste. Fir méi iwwer d'Probe-Checklëscht ze léieren, luet de Site Bewäertung Guide (Urban Horticulture Institue an der Cornell University) dëst gutt hëlleft Iech déi richteg Bamspezialitéit fir d'Plaz (en) ze bestëmmen.
- Plangt de Site virzebereeden
- Kloer Turf wou all Bam bis zu 1 an 1 1/2 Mol d'Breet vum Bampot gepflanzt gëtt
- Eng Onkrautfräi Zone verhënnert datt d'Beem net konkurréiert ginn a reduzéiert d'Méiglechkeet vu klenge Nager, déi Schued un de Keimling verursaachen
- Wann et kompakt Buedem ass, bestëmmen ob Dir d'Lächer virum Planzungsdatum grave wëllt
- Wann et kompakt Buedem ass, ass et néideg fir de Buedem z'änneren. Buedem kann mat Kompost geännert ginn fir d'Qualitéit ze verbesseren
Bam Selektioun a Kaf
- Fuerschung passenden Bam Typ fir de Site no der Site Bewäertung ofgeschloss.
- Déi folgend Ressourcen kënnen Iech an dësem Prozess hëllefräich sinn:
- SelectTree - Dëse Programm entworf vum Urban Forestry Ecosystems Institut bei Cal Poly ass eng Bam Selektiounsdatebank fir Kalifornien. Dir kënnt de beschte Bam fannen fir ze planzen duerch Attribut oder Postcode
- Beem fir den 21. Joerhonnert ass e Guide produzéiert vu Kalifornien ReLeaf deen aacht Schrëtt fir eng bléiend Bamkapp diskutéiert, dorënner d'Wichtegkeet vun der Bamauswiel.
- WUCOLS gëtt eng Bewäertung vun Bewässerung Waasser brauch fir iwwer 3,500 Arten.
- Maacht déi lescht Bamauswiel-Entscheedung mat der Bedeelegung vum Sitebesëtzer an ënnerschreift
- Besicht Är lokal Crèche fir Séiwierker ze bestellen an de Kaf vu Beem ze erliichteren
Bam Plantatioun Event Datum an Detailer
- Bestëmmen Bam Plantatioun Event Datum an Detailer
- Bestëmmen Bam Plantatioun Event Programm, dh Wëllkomm Message, Sponsor a Partner Unerkennung, Zeremonie (recommandéiert Dauer vun 15 Minutten), Fräiwëllegen Check-in Prozess, pädagogesch Komponent (wann zoutreffend), Bam Plantatioun Organisatioun, Equipe féiert, d'Zuel vun de Fräiwëlleger néideg, Ariichten, botzen, etc.
- Identifizéieren Participanten, Ënnerhalung, Spriecher, lokal gewielte Beamten, etc., déi Dir wëllt um Event presentéieren an froen datt se den Datum op hire Kalenner setzen
Post Plantatioun Tree Care Plan
- Entwéckelt e Post Planzung Tree Care Plan mat Immobiliebesëtzer Bedeelegung
- Bambewässerungsplang - wöchentlech
- Entwéckelt e Weeding a Mulching Plang - all Mount
- Entwéckelt e Young Tree Protection Plan (fir Séiwierker ze schützen mat Mesh oder Plastiksleitungen) - Post Plantatioun
- Entwéckelt e Pruning a Tree Health Monitoring Plan - All Joer während den éischten dräi Joer
- Fir Bamfleegplanungstipps kuckt w.e.g. eise ReLeaf pädagogesche Webinar: Tree Care Duerch Etablissement - mat Gaascht Spriecher Doug Wildman
- Mir recommandéieren Iech e Budget fir Bamfleeg ze betruechten. Kuckt eis Budgetéierung fir Tree Care Erfolleg fir Iech mat enger Subventiounspropositioun ze hëllefen oder fir en neie Bamplanzprogramm opzebauen.
Plantatioun Fourniture Lëscht
- Entwéckelt eng Planzungsversuergungslëscht, hei sinn e puer Elementer fir ze berücksichtegen:
- Hoe (1-2 pro Team)
- Ronn Kapp Schaufel (3 pro Team fir 15 Gallonen a méi Beem, 2 pro Team fir 5 Gallon a méi kleng Beem)
- Burlap oder flexibel Stoff fir zréckgefëllte Buedem z'erfaassen an opzehiewen (1 bis 2 pro Team)
- Handtroller (1 pro Team)
- Handschuesch (Paar fir all Persoun)
- Schéier fir Tags ze läschen
- Utility Messer fir Container ewech ze schneiden (wann néideg)
- Holzchips Mulch (1 Täsch pro klenge Bam, 1 Täsch = 2 Kubikféiss) - Mulch kann typesch gespent a geliwwert ginn vun enger lokaler Bamfleegfirma, engem Schoulbezierk oder engem Parkbezierk gratis mat fortgeschrattem Notiz.
- Schubbkar/Pitchforks fir Mulch
- Waasserquelle, Schlauch, Schlauchbib oder Eemer / Weenchen fir Beem
- Holzstécker an oder Bamschutzröhren mat Krawatten
- Hammer, Postpunder oder Mallet (wann néideg)
- Stepping Hocker / Leeder, wann néideg, fir Beem ze stéieren
- PPE: Helm, Auge Schutz, etc.
- Verkéier Kegelen (wann néideg)
Wann de Site kompakt Buedem huet, betruecht déi folgend
- Wielt Axt
- Gruef Bar
- Auger (Muss pre-guttgeheescht via 811 Erlaabnes)
Fräiwëllegen Planung
- Bestëmmt ob Dir Fräiwëlleger benotzt fir Beem ze planzen
- Bestëmmt ob Dir Fräiwëlleger benotzt fir d'Beem fir déi éischt dräi Joer a laangfristeg ze këmmeren, inklusiv Waasserung, Mulching, Stachelentfernung, Ausschneiden an Onkraut
- Wéi wäert Dir Fräiwëlleger rekrutéieren?
- Sozial Medien, Telefonsgespréicher, E-Mailen, Flyeren, Quartier Listservs, a Partnerorganisatiounen (Fräiwëlleger Recrutement Tipps)
- Bedenkt datt e puer Nonprofits d'Personal oder e Team prett hunn ze goen. E puer Firmen oder Gemengen organiséieren Firmenaarbechtsdeeg oder profitéieren hir existent Netzwierker a bäidroen finanziell zu Ärem Event
- Bestëmmen Typ vu Fräiwëlleger Rollen néideg dh- Event Ariichten, Bam Plantatioun Leader / Mentoren, Fräiwëllegen Gestioun wéi Check-in / Check-Out an Haftung Verzichterklärung Bestätegung, Event Fotografie, Bam Planter, Post Event Botzen.
- Erstellt e Fräiwëlleger Kommunikatiouns- a Gestiounsplang, wéi hutt Dir Fräiwëlleger Umeldung oder RSVP am Viraus, wéi bestätegen an erënnert Dir de Fräiwëlleger un d'Plantatiounsevenement oder d'Bamfleegpflichte etc., wéi wäert d'Sécherheet an aner Erënnerungen kommunizéieren (betruecht eng Websäit Form, Google Form ze kreéieren, oder online Registréierungssoftware wéi eventbrite, oder signup.com)
- Entwéckelt e Plang fir Fräiwëlleger Sécherheet, ADA Konformitéit Komfort Bedierfnesser, Politik / Verzichterklärung, Toilette Disponibilitéit, Ausbildung iwwer Bamplanzung an d'Virdeeler vu Beem, an wien, wat, wou, wéini firwat vun Ärem Event
- Kaaft e Fräiwëllegen Haftungsverzicht a bestëmmt ob Är Organisatioun oder Planzungsplaz / Partner Fräiwëlleger Haftungspolitik oder Ufuerderunge, Formen oder Haftungsverzicht erfuerderlech hunn. Weg gesinn eis Sample Fräiwëlleger Verzichterklärung a Foto Verëffentlechung (.docx download)
- Plan fir d'Sécherheets- a Komfortbedürfnisser vun de Fräiwëlleger a plangt déi folgend beim Event ze hunn:
- Éischt Hëllef Kit mat Gaze, Pinzette a Bandeauskleeder
- Sonneschutz
- Handwäschen
- Drénkwaasser (Fräiwëlleger encouragéieren hir eege nofëllbar Waasserfläschen ze bréngen)
- Snacks (Bedenkt e lokale Geschäft fir en Don ze froen)
- Clipboard Zeechen an Blat mat engem Pen
- Extra Fräiwëlleger Responsabilitéit Waivers fir drop-in Fräiwëlleger
- Kamera fir Fotoe vu Fräiwëlleger ze maachen
- Toilette Accessibilitéit
Schrëtt 2: Recrutéieren an engagéieren Fräiwëlleger a Gemeinschaft
6 Wochen virdrun
Event Comité ze Dos
- Gitt spezifesch Aufgaben un de Comitésmemberen fir d'Aarbechtslaascht ze verbreeden
- Bestätegt d'Bestellung an d'Liwwerdatum mat der Bamcrèche
- Bestätegt d'Disponibilitéit vu Bamplanzungsmaterial
- Call a kontrolléieren mat de Site Besëtzer an 811 fir sécherzestellen datt de Site sécher ass fir Planzung
- Fuert weider mat Spendenaktiounen - sichen Sponsoren
- Setzt e Team vun erfuerene Bamplanzfräiwëlleger zesummen, déi Planzteams um Dag vum Event mentore kënnen
Plan Media Campagne
- Erstellt Medien (Videoen / Biller), e Flyer, Affiche, Banner oder aner Promotiounsmaterial iwwer d'Evenement fir op sozialen Medien oder Gemeinschafts Bulletinboards ze benotzen, asw.
- Betruecht ze benotzen Canva fir Nonprofits: Entdeckt den einfache Wee fir héich Impakt Social Media Grafiken a Marketingmaterial ze kreéieren. Nonprofit kann dem Canva seng Premium Feature gratis kréien.
- Ofmellen Arbor Day Foundation Marketing Toolkit fir Inspiratioun an personaliséierbar PDFs wéi Gaart Schëlder, Dierhänger, Flyeren, asw.
- Identifizéieren Social Media Influencer, Gemeinschaftsgruppen etc. a sot hinnen iwwer Ären Event a probéiert se matzemaachen
- Finaliséiert d'Programmdetailer fir Är Bamplatting Zeremonie mat Äre lokale Partner, och ob Dir wëllt oder Zougang hutt fir eng Bühn, Podium oder PA System ze benotzen.
- Rekrutéiert Fräiwëlleger mat lokalen Neiegkeeten, Partner, E-Mail Lëschten a soziale Medien
2-3 Wochen virdrun
Event Comité ze do
- Plangt eng Comitéspresidentversammlung fir sécherzestellen datt all Comité erfollegräich zougewisen Aufgaben ofgeschloss huet
- Sammelt Versuergung fir de Fräiwëllegen Tools fir Planzung a Komfortbedürfnisser, déi hei uewen opgezielt sinn. Kuckt mat Ärer lokaler Bibliothéik oder Parkdepartement fir Tools ze léinen
- Schéckt Confirmatiouns E-Mailen / Telefonsuriff / SMSen mat Eventlogistik, Sécherheetserënnerungen un wat Dir sollt droen a bréngt un Fräiwëlleger, Partner, Sponsoren etc.
- Re-bestätegen d'Bestellung an d'Liwwerdatum mat der Bamcrèche, an deelt d'Kontaktinformatioun tëscht dem Kontakt op der Plaz an dem Liwwerteam vun der Crèche
- Bestätegt dat 811 huet de Site fir Planzung geläscht
- Plangt d'Virbereedung vun der Pre-Planzung vum Site, dh Onkraut / Buedem änneren / Pre-Graven (wann néideg) etc.
- Confirméieren a kuerz de Bamplanzen Lead Fräiwëlleger, déi während dem Event mat Fräiwëlleger trainéieren a schaffen
Lancéiere Medien Campagne
- Lancéiere Medien Kampagne a publizéieren den Event. Bereet Medienberodung / Pressematdeelung fir lokal Medien an erreechen Communautéit soziale Medien Gruppen iwwer Facebook, Instagram, Twitter etc.
- Flyeren, Plakater, Banneren, asw.
- Identifizéieren News Outlets an Ärer Géigend (Zeitungen, News Channels, YouTube Channels, Freelancer, Radiostatiounen) a kritt en Interview mat hinnen fir iwwer Ären Event ze diskutéieren
Schrëtt 3: Halt Ären Event a planzt Är Beem
Event Ariichten - Recommandéiert 1-2 Stonnen virun Ärem Event
- Lay out Tools an Ëmgeréits
- Stage Beem op hire Planzungsplazen
- Benotzt Verkéierskegel oder Vorsichtsband fir eng Schutzbarriär tëscht Verkéier a Fräiwëlleger ze kreéieren
- Ariichten eng Waasser, Kaffi, an oder Snack (allergie frëndlech) Statioun fir Fräiwëlleger
- Bühn Zeremonie / Event Versammlungsberäich. Wann verfügbar, setze an test de PA System / portable Speaker mat Musek
- Vergewëssert Iech datt d'Toilette opgespaart sinn a mat Noutwendegkeete stockéiert sinn
Fräiwëlleger Check-in - 15 Minutte virdrun
- Begréisst a wëllkomm Fräiwëlleger
- Hutt Fräiwëlleger umellen an Zeechen aus fräiwëlleg Stonnen ze Streck
- Hutt Fräiwëlleger eng Haftung a Fotografie Verzicht ënnerschreiwen
- Iwwerpréift Alter oder Sécherheet Ufuerderunge dh zougemaach Schong etc.
- Direkt Fräiwëlleger op d'Plaz vun Toiletten, Gaaschtfrëndlechkeet Dësch mat Waasser / Snacks, a Grupp Sammelplaz fir d'Zeremonie oder wou Fräiwëlleger Orientéierung virum Start vun der Bamplanzung geschitt.
Zeremonie an Event
- Fänkt d'Zeremonie / Event Programm un (Mir recommandéieren de Begréissungsmessage op ongeféier 15 Minutten ze halen)
- Bréngt Är Spriecher op d'Front vum Eventberäich
- Engagéiert d'Participanten a Fräiwëlleger a frot se fir de Start vun der Zeremonie ze sammelen
- Merci jidderengem fir matzemaachen
- Loosst se wëssen wéi hir Handlungen beim Planzéieren vun Beem d'Ëmwelt, d'Wëld, d'Gemeinschaft etc.
- Unerkannt Subventiounen, Sponsoren, Schlësselpartner etc.
- Gitt dem Sponsor eng Chance fir ze schwätzen (Dauer Empfehlung 2 Minutten)
- Gitt de Besëtzer vum Site eng Chance fir ze schwätzen (Dauer 2 Minutten)
- Gitt dem lokal gewielte Beamten eng Chance ze schwätzen (Dauer Empfehlung 3 Minutten)
- Gitt dem Event Chair eng Chance fir iwwer Eventlogistik an Eventer ze schwätzen, dorënner Gaaschtfrëndlechkeet / Orientéierungsbedierfnesser, wéi Toiletten, Waasser etc. (Dauer Empfehlung 3 Minutten)
- Demonstréiert wéi Dir e Bam plant mat Äre Bamplanzleiter - probéiert net méi wéi 15 Leit pro Bamplanzdemonstratioun ze hunn an haalt et kuerz
- Break Fräiwëlleger a Gruppen a schéckt se op d'Plantatiounsplazen mat Bamplanzleiter
- Hutt Bamplanzleiter eng Tool Sécherheetsdemonstratioun ubidden
- Huet Bamplanzleiter d'Fräiwëlleger sech virstellen andeems se hir Nimm uginn an eng Grupp strecken ier se Planzung, betruecht datt de Grupp hire Bam nennt
- Designéiert 1-2 Bamplanzleiter fir all Bam no Planzung ze inspizéieren fir e Qualitéitskontrollprüfung fir Bamdéift a Staanglängt ze maachen, a Mulchen
- Designéiert een fir Fotoe vum Event ze maachen an Zitater vu Fräiwëlleger a Partner ze sammelen iwwer firwat se fräiwëlleg sinn, wat et fir si bedeit, wat se maachen etc.
- Wann d'Planzung an d'Mulchen fäerdeg ass, sammelen d'Fräiwëlleger erëm zesummen fir e Snack / Waasserpaus ze hunn.
- Invitéiert Fräiwëlleger fir hire Liiblingsdeel vum Dag ze deelen an d'Zäit ze benotzen fir de Fräiwëlleger Merci ze soen an zukünfteg Eventer ze deelen oder ze verkënnegen oder wéi se verbonne kënne bleiwen dh sozial Medien, Websäit, E-Mail etc.
- Erënnert d'Fräiwëlleger fir sech auszemellen fir fräiwëlleg Stonnen ze verfolgen
- Botzen Site sécherstellen all Ausrüstung, Dreck, an aner Saachen geläscht goufen
Schrëtt 4: Nom Event Follow-up a Tree Care Plan
Nom Event - Follow Up
- Wäscht a gitt all geléint Tools zréck
- Weist Valorisatioun fir Är Fräiwëlleger andeems Dir Merci Notizen an oder E-Maile schéckt an invitéiert se fir Iech bei Bamfleegevenementer matzemaachen, wéi Mulchen, Waasser, a Betreiung vun de gepflanzte Beem.
- Deelt Är Geschicht iwwer Social Media Posts, déi Subventiounen, Sponsoren, Schlësselpartner, etc.
- Schreift eng Pressematdeelung iwwer d'Evenement déi Informatioun iwwer d'Evenement an d'Organisateuren enthält, Statistiken déi de ganzen Dag zesummegesat ginn, interessant Zitater vun Organisateuren oder Fräiwëlleger, Biller mat Ënnerschrëften a Videoclips wann Dir se hutt. Nodeems Dir all d'Materialien fir Är Pressematdeelung zesummegesat hutt, schéckt et un Medien, Influencer an Organisatiounen wéi Är Stipendien oder Sponsoren.
Suergt fir Är Beem
- Start Äre Bewässerungsplang - wöchentlech
- Start Äre Weeden a Mulchplang - all Mount
- Start Äre Bamschutzplang - Post Planzung
- Start Äre Pruningplang - nom zweet oder drëtt Joer no Planzung