Toolkit per l'evento di piantagione di alberi
Di seguito sono riportati suggerimenti e risorse per aiutarti a pianificare il tuo evento di piantagione di alberi.
Come ospitare un evento di piantagione di alberi di successo
Prepararsi a ospitare un evento per piantare alberi richiede un po' di pianificazione. Ti consigliamo di dedicare del tempo allo sviluppo di un piano delineato nei seguenti passaggi:
Passaggio 1: pianifica il tuo evento 6-8 mesi prima
Riunire un comitato di pianificazione
- Identificare gli obiettivi per l'evento di piantagione di alberi
- Identificare le esigenze finanziarie e le possibilità di raccolta fondi.
- Sviluppa un piano e inizia subito a raccogliere fondi.
- Identifica i lavori di volontariato per la piantagione di alberi e i ruoli e le responsabilità del comitato e scrivili
- Sollecitare un presidente dell'evento per piantare alberi e definire le responsabilità del comitato dell'evento.
- Oltre a questo toolkit, potresti anche trovare Albero di San Diego Domande sulla considerazione del progetto/evento per piantare alberi PDF utile per la tua organizzazione mentre definisci il tuo piano.
Selezione del sito e approvazione del progetto
- Determina il sito in cui piantare alberi
- Scopri chi possiede la proprietà e determina il processo di approvazione e autorizzazione per piantare alberi sul sito
- Ricevi l'approvazione/permesso dal proprietario della proprietà del sito
- Valutare il sito per piantare alberi con il proprietario. Determinare le restrizioni fisiche del sito, come ad esempio:
- Considerazioni sulle dimensioni e l'altezza dell'albero
- Radici e pavimentazione
- Risparmio energetico
- Restrizioni aeree (linee elettriche, elementi costruttivi, ecc.)
- Pericolo di seguito (tubi, cavi, altre restrizioni di utilità – Contatto 811 prima di scavare per richiedere che le posizioni approssimative delle utenze sepolte siano contrassegnate con vernice o bandierine.)
- Luce solare disponibile
- Ombra e alberi vicini
- Suolo e drenaggio
- Suoli compattati
- Fonte di irrigazione e accessibilità
- Preoccupazioni relative al proprietario della proprietà
- Prendi in considerazione il completamento di a Lista di controllo per la valutazione del sito. Per saperne di più sulla lista di controllo del campione, scarica il file Guida alla valutazione del sito (Urban Horticulture Institue presso la Cornell University) questo ti aiuterà a determinare le specie di alberi giuste per il luogo o i luoghi.
- Piano per preparare il sito
- Prato pulito dove ogni albero sarà piantato fino a 1 volta e 1/1 la larghezza del vaso dell'albero
- Una zona priva di erbacce eviterà che gli alberi vengano superati e riduce la possibilità che piccoli roditori causino danni alla piantina
- Se c'è terreno compattato, determina se vuoi scavare i buchi prima della data di semina
- Se c'è terreno compattato, potrebbe essere necessario modificare il terreno. I terreni possono essere modificati con compost per migliorare la qualità
Selezione e acquisto dell'albero
- Ricercare il tipo di albero appropriato per il sito dopo aver completato la valutazione del sito.
- Le seguenti risorse potrebbero esserti utili in questo processo:
- SelezionaAlbero – Questo programma progettato dal Istituto per gli ecosistemi forestali urbani at Cal Poly è un database di selezione degli alberi per la California. Puoi trovare l'albero migliore da piantare per attributo o per codice postale
- Alberi per il 21° secolo è una guida prodotta da California ReLeaf che discute otto passaggi per una rigogliosa chioma degli alberi, inclusa l'importanza della selezione degli alberi.
- WUCOL fornisce una valutazione del fabbisogno idrico per l'irrigazione di oltre 3,500 specie.
- Prendi la decisione finale sulla selezione dell'albero con il coinvolgimento del proprietario del sito e firma
- Visita il tuo vivaio locale per ordinare piantine e facilitare l'acquisto di alberi
Data e dettagli dell'evento di piantagione di alberi
- Determina la data e i dettagli dell'evento di piantagione di alberi
- Determinare il programma dell'evento di piantagione di alberi, ad esempio messaggio di benvenuto, riconoscimento di sponsor e partner, cerimonia (durata consigliata di 15 minuti), procedura di check-in dei volontari, componente educativa (se applicabile), organizzazione di piantagione di alberi, responsabili del team, numero di volontari necessari, installazione, pulizia, ecc.
- Identifica i partecipanti, l'intrattenimento, i relatori, i funzionari eletti locali, ecc.
Piano di cura degli alberi post impianto
- Sviluppare un piano per la cura degli alberi post impianto con il coinvolgimento del proprietario della proprietà
- Piano di irrigazione degli alberi - Settimanale
- Sviluppare un piano di diserbo e pacciamatura - mensile
- Sviluppare un piano di protezione per giovani alberi (per proteggere le piantine utilizzando reti o tubi di plastica) - Post impianto
- Sviluppare un piano di monitoraggio della potatura e della salute degli alberi - Annuale durante i primi tre anni
- Per suggerimenti sulla pianificazione della cura degli alberi, guarda il nostro webinar educativo ReLeaf: Tree Care Through Establishment - con il relatore ospite Doug Wildman
- Ti consigliamo vivamente di considerare il budget per la cura degli alberi. Guarda il nostro Budget per il successo nella cura degli alberi per aiutarvi con una proposta di sovvenzione o per stabilire un nuovo programma di piantumazione di alberi.
Elenco dei rifornimenti per la semina
- Sviluppa un elenco di forniture per la semina, ecco alcuni elementi da considerare:
- Zappa (1-2 per squadra)
- Pale a testa tonda (3 per squadra per alberi da 15 galloni e oltre, 2 per squadra per alberi da 5 galloni e più piccoli)
- Juta o tessuto flessibile per catturare e sollevare il terreno riempito (da 1 a 2 per squadra)
- Cazzuole a mano (1 per squadra)
- Guanti (un paio per ogni persona)
- Forbici per rimuovere i tag
- Taglierino per tagliare il contenitore (se necessario)
- Pacciame di trucioli di legno (1 sacco per piccolo albero, 1 sacco = 2 piedi cubi) – Il pacciame può in genere essere donato e consegnato gratuitamente da un'azienda locale per la cura degli alberi, un distretto scolastico o un distretto dei parchi con preavviso.
- Carriole/forconi per pacciamatura
- Fonte d'acqua, tubo flessibile, bavaglino o secchi/carrelli per alberi
- Pali di legno e/o tubi di protezione per alberi con lacci
- Martello, pestello o martello (se necessario)
- Se necessario, sgabelli/scalette per picchettare gli alberi
- DPI: caschi, protezioni per gli occhi, ecc.
- Coni stradali (se necessario)
Se il sito ha terreno compattato, considerare quanto segue
- Scegli ascia
- Barra di scavo
- Coclea (Deve essere pre-approvato tramite 811 autorizzazione)
Pianificazione del volontariato
- Determina se utilizzerai volontari per piantare alberi
- Determina se utilizzerai volontari per prendersi cura degli alberi per i primi tre anni e a lungo termine, inclusi irrigazione, pacciamatura, rimozione dei pali, potatura e diserbo
- Come recluterete i volontari?
- Social media, telefonate, e-mail, volantini, liste di quartiere e organizzazioni partner (Suggerimenti per il reclutamento di volontari)
- Considera che alcune organizzazioni non profit potrebbero avere lo staff o un team pronto a partire. Alcune aziende o comuni organizzeranno giornate lavorative aziendali o sfrutteranno le loro reti esistenti e contribuiranno finanziariamente al tuo evento
- Determinare il tipo di ruoli di volontariato necessari, ad esempio organizzazione dell'evento, leader/mentori per la piantagione di alberi, gestione dei volontari come check-in/check-out e conferma della rinuncia alla responsabilità, fotografia dell'evento, piantatori di alberi, pulizia post evento.
- Crea un piano di comunicazione e gestione del volontario, come farai iscrivere i volontari o RSVP in anticipo, come confermerai e ricorderai al volontario l'evento di semina o i doveri di cura degli alberi ecc., come comunicherai la sicurezza e altri promemoria (considera la possibilità di creare un modulo per il sito web, un modulo google o l'utilizzo di un software di registrazione online come eventbrite o signup.com)
- Sviluppa un piano per la sicurezza dei volontari, le esigenze di comfort per la conformità ADA, la politica/deroghe, la disponibilità di servizi igienici, l'educazione sulla piantumazione di alberi e i benefici degli alberi e il chi, cosa, dove, quando perché del tuo evento
- Acquisisci una rinuncia alla responsabilità del volontario e determina se la tua organizzazione o sito di impianto/partner potrebbe disporre di politiche o requisiti di responsabilità del volontario, moduli o esoneri di responsabilità richiesti. Si prega di consultare il nostro Esempio di rinuncia volontaria e liberatoria fotografica (download .docx)
- Pianifica le esigenze di sicurezza e comfort dei volontari e pianifica di avere quanto segue all'evento:
- Kit di pronto soccorso con garze, pinzette e bende
- Sunscreen
- Salviette per le mani
- Acqua potabile (incoraggiare i volontari a portare le proprie bottiglie d'acqua ricaricabili)
- Spuntini (considera di chiedere una donazione a un'azienda locale)
- Appunti firmare in foglio con una penna
- Esenzioni extra dalla responsabilità del volontario per i volontari drop-in
- Fotocamera per scattare foto ai volontari che lavorano
- Accessibilità ai servizi igienici
Passaggio 2: reclutare e coinvolgere volontari e comunità
6 settimane prima
Comitato eventi To Dos
- Assegna compiti specifici ai membri del comitato per aiutare a distribuire il carico di lavoro
- Conferma l'ordine dell'albero e la data di consegna con il vivaio
- Conferma la disponibilità dei materiali per la piantumazione degli alberi
- Chiama e verifica con il proprietario del sito e 811 per assicurarsi che il sito sia sicuro per la semina
- Continua con la raccolta fondi – cerca sponsor
- Metti insieme un team di volontari esperti nella piantagione di alberi che possano guidare i team di piantagione il giorno dell'evento
Pianifica campagna mediatica
- Creare media (video/immagini), un volantino, un poster, un banner o altro materiale promozionale sull'evento da utilizzare sui social media o nelle bacheche della comunità, ecc.
- Prendi in considerazione l'utilizzo Canva per il non profit: Scopri il modo semplice per creare grafica per social media e materiali di marketing di grande impatto. Le organizzazioni non profit possono ottenere gratuitamente le funzionalità premium di Canva.
- Check out Kit di strumenti di marketing della Arbor Day Foundation per ispirazione e PDF personalizzabili come cartelli stradali, cartellini per porte, volantini, ecc.
- Identifica gli influencer dei social media, i gruppi della comunità, ecc. e parla loro del tuo evento e cerca di coinvolgerli
- Finalizza i dettagli del programma per la tua cerimonia di placcatura degli alberi con i tuoi partner locali, incluso se potresti voler o avere accesso a utilizzare un palco, un podio o un sistema PA.
- Recluta volontari utilizzando agenzie di stampa locali, partner, elenchi di e-mail e social media
2-3 settimane prima
Comitato Evento Cose da fare
- Pianifica una riunione del presidente di commissione per assicurarti che ogni commissione abbia completato con successo i compiti assegnati
- Raccogli le scorte per gli strumenti del volontario per la semina e le esigenze di comfort sopra elencate. Verificare con la biblioteca locale o il dipartimento dei parchi per prendere in prestito gli strumenti
- Invia e-mail di conferma/telefonate/messaggi di testo con la logistica dell'evento, promemoria di sicurezza su cosa indossare e portare a volontari, partner, sponsor ecc.
- Re-confermare l'ordine dell'albero e la data di consegna con il vivaio e condividere le informazioni di contatto tra il contatto in loco e il team di consegna del vivaio
- Confermare che 811 ha ripulito il sito per la semina
- Programmare la preparazione pre-impianto del sito, ad esempio diserbo/modifica del terreno/pre-scavo (se necessario) ecc.
- Confermare e istruire i volontari responsabili della piantagione di alberi che si alleneranno e lavoreranno con i volontari durante l'evento
Lancia la campagna mediatica
- Lanciare una campagna mediatica e pubblicizzare l'evento. Preparare avvisi per i media/comunicati stampa per i media locali e raggiungere i gruppi di social media della comunità tramite Facebook, Instagram, Twitter ecc.
- Distribuire volantini, manifesti, striscioni, ecc.
- Identifica le testate giornalistiche nella tua zona (giornali, canali di notizie, canali YouTube, freelance, stazioni radio) e ottieni un'intervista con loro per discutere del tuo evento
Passaggio 3: organizza il tuo evento e pianta i tuoi alberi
Allestimento dell'evento: consigliato 1-2 ore prima dell'evento
- Disporre strumenti e forniture
- Metti in scena gli alberi nei loro siti di piantagione
- Usa coni stradali o nastro adesivo per creare una barriera protettiva tra il traffico e i volontari
- Preparare una postazione per acqua, caffè e/o snack (antiallergici) per i volontari
- Cerimonia sul palco / area di raccolta eventi. Se disponibile, configurare e testare il sistema PA/l'altoparlante portatile con la musica
- Verificare che i servizi igienici siano sbloccati e riforniti di beni di prima necessità
Check-in volontario - 15 minuti prima
- Saluta e dai il benvenuto ai volontari
- Chiedi ai volontari di accedere e disconnettersi per tenere traccia delle ore di volontariato
- Chiedi ai volontari di firmare una rinuncia alla responsabilità e alla fotografia
- Controllare l'età o i requisiti di sicurezza, ad esempio scarpe chiuse, ecc.
- Indirizza i volontari alla posizione dei servizi igienici, al tavolo di benvenuto con acqua/snack e al luogo di ritrovo del gruppo per la cerimonia o dove si svolgerà l'orientamento dei volontari prima dell'inizio della piantumazione degli alberi
Cerimonia ed Evento
- Iniziare la cerimonia/il programma dell'evento (si consiglia di mantenere la durata del messaggio di benvenuto di circa 15 minuti)
- Porta i tuoi altoparlanti nella parte anteriore dell'area dell'evento
- Coinvolgi partecipanti e volontari e chiedi loro di riunirsi per l'inizio della cerimonia
- Grazie a tutti per l'adesione
- Fai loro sapere in che modo le loro azioni nel piantare alberi andranno a beneficio dell'ambiente, della fauna selvatica, della comunità, ecc.
- Riconoscere finanziatori di sovvenzioni, sponsor, partner chiave ecc.
- Fornire allo sponsor la possibilità di parlare (durata consigliata 2 minuti)
- Offri al proprietario del sito la possibilità di parlare (durata 2 minuti)
- Fornire al funzionario eletto locale la possibilità di parlare (durata consigliata 3 minuti)
- Fornire al presidente dell'evento la possibilità di parlare della logistica e degli avvenimenti dell'evento, comprese le esigenze di ospitalità/orientamento, come i servizi igienici, l'acqua, ecc. (durata consigliata 3 minuti)
- Dimostra come piantare un albero usando i tuoi leader di piantagione di alberi - cerca di non avere più di 15 persone per dimostrazione di piantagione di alberi e sii breve
- Suddividi i volontari in gruppi e mandali nei siti di piantagione con i leader della piantagione di alberi
- Chiedi ai leader della piantagione di alberi di fornire una dimostrazione sulla sicurezza degli strumenti
- Chiedi ai leader della piantagione di alberi che i volontari si presentino dichiarando i loro nomi e facciano un allungamento di gruppo insieme prima di piantare, considera di chiedere al gruppo di nominare il loro albero
- Designare 1-2 responsabili della piantagione di alberi per ispezionare ogni albero dopo la semina per eseguire un controllo di qualità per la profondità dell'albero e la lunghezza del palo e la pacciamatura
- Designare qualcuno per scattare foto dell'evento e raccogliere citazioni da volontari e partner sul motivo per cui fanno volontariato, cosa significa per loro, cosa stanno facendo ecc.
- Quando la piantumazione degli alberi e la pacciamatura sono completate, riunisci i volontari per fare una merenda/una pausa per l'acqua.
- Invita i volontari a condividere la loro parte preferita della giornata e usa il tempo per ringraziare i volontari e condividere o annunciare i prossimi eventi o come possono rimanere in contatto, ad esempio social media, sito Web, e-mail, ecc.
- Ricorda ai volontari di disconnettersi per tenere traccia delle ore di volontariato
- Ripulire il sito assicurandosi che tutte le attrezzature, i rifiuti e altri oggetti siano stati rimossi
Fase 4: Follow-up dopo l'evento e piano di cura dell'albero
Dopo l'evento - Seguito
- Lava e restituisci gli strumenti presi in prestito
- Mostra apprezzamento ai tuoi volontari inviando note di ringraziamento e/o e-mail e invitali a unirsi a te in eventi di cura degli alberi come la pacciamatura, l'irrigazione e la cura degli alberi piantati.
- Condividi la tua storia tramite post sui social media taggando finanziatori di sovvenzioni, sponsor, partner chiave, ecc.
- Scrivi un comunicato stampa sull'evento che includa informazioni sull'evento e sugli organizzatori, statistiche compilate durante la giornata, citazioni interessanti di organizzatori o volontari, immagini con didascalie e video clip se li hai. Dopo aver compilato tutti i materiali per il tuo comunicato stampa, invialo ai media, agli influencer e alle organizzazioni come i tuoi finanziatori o sponsor.
Prenditi cura dei tuoi alberi
- Avvia il tuo piano di irrigazione - settimanalmente
- Avvia il tuo piano di diserbo e pacciamatura - mensilmente
- Avvia il tuo piano di protezione degli alberi - dopo la semina
- Inizia il tuo piano di potatura - dopo il secondo o terzo anno dopo la semina