Toolkit Acara Penanaman Pohon
Di bawah ini adalah saran dan sumber daya untuk membantu Anda merencanakan acara penanaman pohon.
Cara Menyelenggarakan Acara Penanaman Pohon yang Sukses
Bersiap untuk menjadi tuan rumah acara penanaman pohon membutuhkan perencanaan. Kami merekomendasikan menghabiskan waktu mengembangkan rencana yang diuraikan dalam langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Rencanakan Acara Anda 6-8 Bulan Sebelumnya
Kumpulkan panitia perencanaan
- Identifikasi tujuan untuk acara penanaman pohon
- Mengidentifikasi kebutuhan keuangan dan kemungkinan penggalangan dana.
- Kembangkan rencana dan mulailah penggalangan dana segera.
- Identifikasi pekerjaan sukarelawan penanaman pohon dan peran serta tanggung jawab komite dan tuliskan
- Mintalah kursi acara penanaman pohon dan tentukan tanggung jawab panitia acara.
- Selain toolkit ini, Anda mungkin juga menemukan Pohon San Diego Proyek Penanaman Pohon/Pertanyaan Pertimbangan Acara PDF berguna untuk organisasi Anda saat Anda menyusun rencana Anda.
Pemilihan Lokasi dan Persetujuan Proyek
- Tentukan lokasi penanaman pohon Anda
- Cari tahu siapa pemilik properti tersebut, dan tentukan proses persetujuan dan izin untuk menanam pohon di lokasi tersebut
- Menerima persetujuan/izin dari pemilik properti situs
- Menilai situs untuk penanaman pohon dengan pemilik properti. Tentukan batasan fisik situs, seperti:
- Pertimbangan ukuran dan tinggi pohon
- Akar dan trotoar
- Penghematan energi
- Pembatasan overhead (saluran listrik, elemen bangunan, dll.)
- Bahaya di bawah (pipa, kabel, pembatasan utilitas lainnya – Kontak 811 sebelum Anda menggali untuk meminta perkiraan lokasi utilitas yang terkubur untuk ditandai dengan cat atau bendera.)
- sinar matahari yang tersedia
- Teduh dan pepohonan di dekatnya
- Tanah dan drainase
- Tanah yang dipadatkan
- Sumber irigasi dan aksesibilitas
- Kekhawatiran terkait pemilik properti
- Pertimbangkan untuk menyelesaikan a Daftar Periksa Penilaian Lokasi. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang contoh daftar periksa, unduh file Panduan Penilaian Lokasi (Lembaga Hortikultura Perkotaan di Universitas Cornell) ini akan membantu Anda menentukan spesies pohon yang tepat untuk lokasi tersebut.
- Rencanakan untuk Mempersiapkan Situs
- Membersihkan rumput di mana setiap pohon akan ditanam hingga 1 dan 1 1/2 kali lebar pot pohon
- Zona bebas gulma akan mencegah pohon kalah bersaing dan mengurangi kemungkinan hewan pengerat kecil yang menyebabkan kerusakan bibit
- Jika ada tanah yang padat, tentukan apakah Anda ingin menggali lubang sebelum tanggal tanam
- Jika ada tanah yang dipadatkan, mengubah tanah mungkin diperlukan. Tanah dapat diubah dengan kompos untuk meningkatkan kualitas
Pemilihan dan Pembelian Pohon
- Teliti jenis pohon yang sesuai untuk lokasi setelah menyelesaikan penilaian lokasi.
- Sumber daya berikut mungkin berguna bagi Anda dalam proses ini:
- SelectTree – Program ini dirancang oleh Lembaga Ekosistem Kehutanan Kota di Cal Poly adalah database pemilihan pohon untuk California. Anda dapat menemukan pohon terbaik untuk ditanam berdasarkan atribut atau kode pos
- Pohon untuk Abad ke-21 adalah panduan yang dibuat oleh California ReLeaf yang membahas delapan langkah menuju kanopi pohon yang subur, termasuk pentingnya pemilihan pohon.
- WUCOL memberikan penilaian kebutuhan air irigasi untuk lebih dari 3,500 spesies.
- Buat keputusan pemilihan pohon akhir dengan keterlibatan pemilik lokasi dan tandatangani
- Kunjungi pembibitan lokal Anda untuk memesan bibit dan memfasilitasi pembelian pohon
Tanggal dan Detail Acara Penanaman Pohon
- Tentukan tanggal dan detail acara penanaman pohon
- Tentukan program acara penanaman pohon, yaitu, Pesan Selamat Datang, Penghargaan Sponsor dan Mitra, Upacara (durasi yang disarankan 15 menit), proses check-in relawan, komponen pendidikan (jika ada), organisasi penanaman pohon, pimpinan tim, jumlah relawan yang dibutuhkan, pengaturan, pembersihan, dll.
- Identifikasi peserta, hiburan, pembicara, pejabat lokal terpilih, dll., yang ingin Anda hadirkan di acara tersebut dan minta mereka mencantumkan tanggal di kalender mereka
Rencana Perawatan Pohon Pasca Penanaman
- Kembangkan Rencana Perawatan Pohon pasca penanaman dengan Keterlibatan Pemilik Properti
- Rencana Penyiraman Pohon – Mingguan
- Kembangkan Rencana Penyiangan dan Mulsa – Bulanan
- Kembangkan Rencana Perlindungan Pohon Muda (untuk melindungi bibit menggunakan jaring atau pipa plastik) - Pasca Penanaman
- Kembangkan Rencana Pemangkasan dan Pemantauan Kesehatan Pohon – Setiap tahun selama tiga tahun pertama
- Untuk kiat perencanaan perawatan pohon, silakan tonton webinar pendidikan ReLeaf kami: Peduli Pohon Melalui Pendirian – dengan pembicara tamu Doug Wildman
- Kami sangat menyarankan Anda mempertimbangkan anggaran untuk perawatan pohon. Tonton kami Penganggaran untuk Keberhasilan Perawatan Pohon untuk membantu Anda dengan proposal hibah atau untuk membuat program penanaman pohon baru.
Daftar Pasokan Tanam
- Kembangkan daftar persediaan penanaman, berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
- Cangkul (1-2 per tim)
- Sekop kepala bundar (3 per tim untuk 15 galon ke atas pohon, 2 per tim untuk 5 galon dan pohon yang lebih kecil)
- Goni atau kain fleksibel untuk menangkap dan mengangkat tanah timbunan (1 hingga 2 per tim)
- Sekop tangan (1 per tim)
- Sarung tangan (sepasang untuk setiap orang)
- Gunting untuk menghapus tag
- Pisau serbaguna untuk memotong wadah (jika perlu)
- Mulsa serpihan kayu (1 kantong per pohon kecil, 1 kantong = 2 kaki kubik) – Mulsa biasanya dapat disumbangkan dan dikirimkan oleh perusahaan perawatan pohon setempat, distrik sekolah, atau distrik taman secara gratis dengan pemberitahuan sebelumnya.
- Gerobak / garpu rumput untuk mulsa
- Sumber air, selang, bib selang, atau ember/gerobak untuk pohon
- Pasak kayu dan atau tabung perlindungan pohon dengan ikatan
- Hammer, post pounder, atau mallet (jika diperlukan)
- Bangku/Tangga Pijakan, jika diperlukan, untuk mengintai pohon
- APD : Helm, pelindung mata, dll.
- Kerucut lalu lintas (jika diperlukan)
Jika situs memiliki tanah yang dipadatkan, pertimbangkan hal berikut
- Pilih Ax
- Bilah penggalian
- Auger (Harus disetujui sebelumnya melalui 811 izin)
Perencanaan Relawan
- Tentukan apakah Anda akan menggunakan sukarelawan untuk menanam pohon
- Tentukan apakah Anda akan menggunakan sukarelawan untuk merawat pohon selama tiga tahun pertama dan jangka panjang, termasuk menyiram, mulsa, mencabut tiang, memangkas dan menyiangi
- Bagaimana Anda akan merekrut sukarelawan?
- Media sosial, panggilan telepon, email, selebaran, layanan daftar lingkungan, dan organisasi mitra (Tips Rekrutmen Relawan)
- Pertimbangkan bahwa beberapa organisasi nirlaba mungkin memiliki staf atau tim yang siap untuk bekerja. Beberapa perusahaan atau kotamadya akan mengatur hari kerja perusahaan atau memanfaatkan jaringan mereka yang ada dan berkontribusi secara finansial untuk acara Anda
- Tentukan jenis peran sukarelawan yang diperlukan, yaitu pengaturan acara, pemimpin/mentor penanaman pohon, manajemen sukarelawan seperti check-in/check out dan konfirmasi pengabaian tanggung jawab, fotografi acara, penanam pohon, pembersihan pasca acara.
- Buat rencana komunikasi dan manajemen sukarelawan, bagaimana Anda akan mendaftarkan sukarelawan atau RSVP sebelumnya, bagaimana Anda akan mengonfirmasi dan mengingatkan sukarelawan tentang acara penanaman atau tugas perawatan pohon, dll., bagaimana mengomunikasikan keselamatan dan pengingat lainnya (pertimbangkan untuk membuat formulir situs web, formulir google, atau menggunakan perangkat lunak pendaftaran online seperti eventbrite, atau signup.com)
- Kembangkan rencana untuk keselamatan sukarelawan, kebutuhan kenyamanan kepatuhan ADA, kebijakan/pengabaian, ketersediaan toilet, pendidikan tentang penanaman pohon dan manfaat pohon, dan siapa, apa, di mana, kapan, mengapa acara Anda
- Dapatkan Pengabaian Kewajiban Sukarelawan dan tentukan apakah organisasi atau lokasi/mitra penanaman Anda mungkin memiliki kebijakan atau persyaratan, formulir, atau pengabaian kewajiban sukarela yang diperlukan. Silakan lihat kami Contoh Pelepasan Relawan dan Pelepasan Foto (.docx download)
- Rencanakan kebutuhan keselamatan dan kenyamanan para sukarelawan dan rencanakan hal-hal berikut di acara tersebut:
- Kotak PXNUMXK dengan kain kasa, pinset, dan perban
- Tabir surya
- tisu tangan
- Air minum (Dorong relawan untuk membawa sendiri botol air isi ulang)
- Camilan (Pertimbangkan untuk meminta donasi dari bisnis lokal)
- Clipboard masuk lembar dengan pena
- Pengabaian Tanggung Jawab Relawan Ekstra untuk relawan yang mampir
- Kamera untuk mengambil foto relawan yang sedang bekerja
- Aksesibilitas kamar kecil
Langkah 2: Rekrut dan Libatkan Relawan dan Komunitas
6 Minggu Sebelumnya
Panitia Acara To Dos
- Tetapkan tugas khusus kepada anggota komite untuk membantu menyebarkan beban kerja
- Konfirmasikan pesanan pohon dan tanggal pengiriman dengan pembibitan pohon
- Konfirmasikan ketersediaan persediaan penanaman pohon
- Hubungi dan periksa dengan pemilik situs dan 811 untuk memastikan lokasi tersebut aman untuk penanaman
- Lanjutkan penggalangan dana – cari sponsor
- Kumpulkan tim relawan penanaman pohon berpengalaman yang dapat membimbing tim penanaman pada hari acara
Rencanakan Kampanye Media
- Membuat media (video/gambar), selebaran, poster, spanduk, atau materi promosi lainnya tentang acara untuk digunakan di media sosial atau papan buletin komunitas, dll.
- Pertimbangkan untuk menggunakan Canva untuk Nirlaba: Temukan cara mudah untuk membuat grafik media sosial dan materi pemasaran yang berdampak tinggi. Nirlaba bisa mendapatkan fitur premium Canva secara gratis.
- Beli Perangkat Pemasaran Arbor Day Foundation untuk inspirasi dan PDF yang dapat disesuaikan seperti tanda halaman, gantungan pintu, pamflet, dll.
- Identifikasi influencer media sosial, grup komunitas, dll. dan beri tahu mereka tentang acara Anda dan coba libatkan mereka
- Selesaikan detail program untuk upacara pelapisan pohon Anda dengan mitra lokal Anda termasuk apakah Anda mungkin ingin atau memiliki akses untuk menggunakan sistem panggung, podium, atau PA.
- Rekrut sukarelawan menggunakan outlet berita lokal, mitra, daftar email, dan media sosial
2-3 Minggu Sebelumnya
Panitia Acara To dos
- Jadwalkan rapat ketua komite untuk memastikan setiap komite telah berhasil menyelesaikan tugas yang diberikan
- Kumpulkan persediaan alat-alat sukarelawan untuk kebutuhan penanaman dan kenyamanan yang tercantum di atas. Periksa dengan perpustakaan setempat atau departemen taman Anda untuk meminjam alat
- Kirim email konfirmasi/panggilan telepon/pesan teks dengan logistik acara, pengingat keselamatan tentang apa yang akan dikenakan dan bawa ke sukarelawan, mitra, sponsor, dll.
- Re-konfirmasi pesanan pohon dan tanggal pengiriman dengan pembibitan pohon, dan bagikan informasi kontak antara kontak di tempat dan tim pengiriman pembibitan
- Konfirmasi itu 811 telah membuka lahan untuk penanaman
- Jadwalkan persiapan pra-penanaman lokasi yaitu penyiangan/pengamanan tanah/pra-penggalian (jika diperlukan) dll.
- Konfirmasikan dan berikan pengarahan kepada para relawan utama penanaman pohon yang akan melatih dan bekerja sama dengan para relawan selama acara berlangsung
Luncurkan Kampanye Media
- Luncurkan kampanye media dan publikasikan acara tersebut. Menyiapkan media advisory/press release untuk media lokal dan menjangkau kelompok media sosial komunitas melalui Facebook, Instagram, Twitter dll.
- Membagikan pamflet, poster, spanduk, dll.
- Identifikasi outlet berita di wilayah Anda (surat kabar, saluran berita, saluran YouTube, pekerja lepas, stasiun radio) dan dapatkan wawancara dengan mereka untuk membahas acara Anda
Langkah 3: Selenggarakan Acara Anda dan Tanam Pohon Anda
Penyiapan acara – Direkomendasikan 1-2 Jam Sebelum Acara Anda
- Letakkan alat dan persediaan
- Panggung pohon di lokasi penanaman mereka
- Gunakan kerucut lalu lintas atau pita peringatan untuk membuat penghalang pelindung antara lalu lintas dan sukarelawan
- Siapkan stasiun air, kopi, dan atau makanan ringan (ramah alergi) untuk sukarelawan
- Panggung upacara/tempat berkumpulnya acara. Jika tersedia, atur dan uji sistem PA / speaker portabel dengan musik
- Pastikan toilet tidak terkunci dan diisi dengan kebutuhan
Check-in Sukarelawan – 15 menit Sebelumnya
- Sambut dan sambut para relawan
- Minta sukarelawan masuk dan keluar untuk melacak jam kerja sukarelawan
- Suruh sukarelawan menandatangani liabilitas dan pengabaian fotografi
- Periksa usia atau persyaratan keselamatan misalnya sepatu tertutup dll.
- Relawan langsung ke lokasi toilet, meja perhotelan dengan air/snack, dan lokasi pertemuan kelompok untuk upacara atau di mana orientasi relawan akan terjadi sebelum dimulainya penanaman pohon
Upacara dan Acara
- Mulai Program Upacara / Acara (Sebaiknya simpan pesan selamat datang sekitar 15 menit)
- Bawa speaker Anda ke depan area acara
- Libatkan peserta dan sukarelawan dan minta mereka berkumpul untuk memulai upacara
- Terima kasih semuanya telah bergabung
- Beri tahu mereka bagaimana tindakan mereka dalam menanam pohon akan bermanfaat bagi lingkungan, satwa liar, masyarakat, dll.
- Akui pemberi dana hibah, sponsor, mitra kunci, dll.
- Berikan sponsor kesempatan untuk berbicara (rekomendasi durasi 2 menit)
- Berikan kesempatan kepada pemilik situs untuk berbicara (durasi 2 menit)
- Memberikan kesempatan kepada pejabat terpilih setempat untuk berbicara (rekomendasi durasi 3 menit)
- Berikan kesempatan kepada Ketua Acara untuk berbicara tentang logistik acara dan acara, termasuk kebutuhan perhotelan/orientasi, seperti toilet, air, dll. (durasi rekomendasi 3 menit)
- Peragakan cara menanam pohon menggunakan pemimpin penanaman pohon Anda – cobalah untuk tidak memiliki lebih dari 15 orang per demonstrasi penanaman pohon dan buatlah singkat
- Pecah sukarelawan menjadi beberapa kelompok dan kirim mereka ke lokasi penanaman bersama pemimpin penanaman pohon
- Mintalah pemimpin penanaman pohon memberikan demonstrasi keamanan alat
- Minta pemimpin penanaman pohon minta sukarelawan memperkenalkan diri dengan menyebutkan nama mereka dan melakukan peregangan kelompok bersama sebelum menanam, pertimbangkan untuk meminta kelompok menamai pohon mereka
- Menunjuk 1-2 pemimpin penanaman pohon untuk memeriksa setiap pohon setelah penanaman untuk melakukan pemeriksaan kontrol kualitas untuk kedalaman pohon dan panjang tiang, dan pemberian mulsa
- Tunjuk seseorang untuk mengambil foto acara dan mengumpulkan kutipan dari sukarelawan dan mitra tentang mengapa mereka menjadi sukarelawan, apa artinya bagi mereka, apa yang mereka lakukan, dll.
- Saat penanaman pohon dan pemberian mulsa selesai, kumpulkan kembali para relawan untuk istirahat makan/minum.
- Undang sukarelawan untuk berbagi bagian favorit mereka hari ini dan gunakan waktu untuk berterima kasih kepada sukarelawan dan bagikan atau umumkan acara yang akan datang atau bagaimana mereka dapat tetap terhubung seperti media sosial, situs web, email, dll.
- Ingatkan relawan untuk keluar untuk memantau jam kerja relawan
- Bersihkan lokasi dengan memastikan semua peralatan, sampah, dan barang lainnya telah disingkirkan
Langkah 4: Tindak Lanjut Setelah Acara dan Rencana Peduli Pohon
Setelah Acara – Tindak Lanjut
- Cuci dan kembalikan semua alat yang dipinjam
- Tunjukkan apresiasi kepada sukarelawan Anda dengan mengirimkan catatan terima kasih dan atau email dan undang mereka untuk bergabung dengan Anda dalam acara perawatan pohon seperti pemberian mulsa, penyiraman, dan perawatan pohon yang ditanam.
- Bagikan cerita Anda melalui pos media sosial yang menandai pemberi dana hibah, sponsor, mitra utama, dll.
- Tulis Siaran Pers tentang acara yang mencakup informasi acara dan penyelenggara, statistik yang dikumpulkan sepanjang hari, kutipan menarik dari penyelenggara atau sukarelawan, gambar dengan keterangan, dan klip video jika Anda memilikinya. Setelah menyusun semua materi untuk siaran pers Anda, kirimkan ke outlet media, pemberi pengaruh, dan organisasi seperti pemberi dana hibah atau sponsor Anda.
Rawat Pohon Anda
- Mulailah rencana penyiraman Anda – setiap minggu
- Mulailah rencana penyiangan dan mulsa Anda – setiap bulan
- Mulailah rencana perlindungan pohon Anda – pasca penanaman
- Mulailah rencana pemangkasan Anda – setelah tahun kedua atau ketiga setelah tanam