Puunistutustapahtumatyökalupakki
Alla on ehdotuksia ja resursseja puiden istutustapahtuman suunnitteluun.
Kuinka isännöidä onnistunut puiden istutustapahtuma
Puunistutustapahtuman isännöimiseen valmistautuminen vaatii jonkin verran suunnittelua. Suosittelemme käyttämään aikaa suunnitelman laatimiseen seuraavissa vaiheissa:
Vaihe 1: Suunnittele tapahtumasi 6–8 kuukautta ennen
Kokoa suunnittelutoimikunta
- Tunnista puunistutustapahtuman tavoitteet
- Tunnista taloudelliset tarpeet ja varainhankintamahdollisuudet.
- Suunnittele suunnitelma ja aloita varainhankinta heti.
- Tunnista puiden istutus vapaaehtoistyöt ja toimikuntien roolit ja vastuut ja kirjoita ne ylös
- Pyydä puiden istutustapahtuman puheenjohtaja ja määrittele tapahtumatoimikunnan vastuut.
- Tämän työkalupakin lisäksi saatat löytää myös Puu San Diegossa Puunistutusprojektin/tapahtuman harkintakysymykset PDF hyödyllistä organisaatiollesi, kun suunnittelet suunnitelmaasi.
Paikan valinta ja projektin hyväksyminen
- Määritä puiden istutuspaikkasi
- Selvitä, kuka omistaa kiinteistön, ja määritä hyväksymis- ja lupaprosessi puiden istuttamiseen tontille
- Hanki hyväksyntä/lupa kiinteistön omistajalta
- Arvioi puiden istutuspaikka kiinteistön omistajan kanssa. Määritä sivuston fyysiset rajoitukset, kuten:
- Puun koko ja korkeus huomioon ottaen
- Juuret ja jalkakäytävä
- Energiansäästö
- Ilmanrajoitukset (voimajohdot, rakennusosat jne.)
- Vaara alla (putket, johdot, muut käyttörajoitukset – Yhteystiedot 811 ennen kaivaa ja pyydä, että haudattujen laitosten likimääräiset sijainnit merkitään maalilla tai lipuilla.)
- Saatavilla auringonvaloa
- Varjo ja lähellä olevat puut
- Maaperä ja salaojitus
- Tiivistetty maaperä
- Kastelulähde ja saavutettavuus
- Kiinteistön omistajaan liittyviä huolenaiheita
- Harkitse a Sivuston arvioinnin tarkistuslista. Saat lisätietoja tarkistusluettelosta lataamalla Sivuston arviointiopas (Cornellin yliopiston Urban Horticulture Institue) tämä kaivo auttaa sinua määrittämään oikeat puulajit sijaintiin (paikkoihin).
- Suunnittele sivuston valmistelu
- Kirkas nurmikko, johon kukin puu istutetaan 1 ja 1 1/2 kertaa ruukun leveydelle
- Rikkaruohoton vyöhyke estää puiden jäämisen pois kilpailusta ja vähentää pienjyrsijöiden mahdollisuutta vahingoittaa taimia
- Jos maaperä on tiivistynyt, päätä, haluatko kaivaa reiät ennen istutuspäivää
- Jos maaperä on tiivistynyt, maaperän korjaaminen saattaa olla tarpeen. Maaperää voidaan muokata kompostilla laadun parantamiseksi
Puun valinta ja osto
- Tutki paikkaan sopiva puutyyppi arvioinnin jälkeen.
- Seuraavista resursseista voi olla apua tässä prosessissa:
- SelectTree – Tämä ohjelma, jonka on suunnitellut Urban Forestry Ecosystems Institute Cal Poly on Kalifornian puiden valintatietokanta. Löydät parhaiten istutettavan puun määritteen tai postinumeron perusteella
- Puut 21-luvulle on California ReLeafin tuottama opas, joka käsittelee kahdeksan askelta kukoistavaan puun latvukseen, mukaan lukien puiden valinnan tärkeys.
- WUCOLS tarjoaa arvion yli 3,500 XNUMX lajin kasteluveden tarpeesta.
- Tee lopullinen puuvalintapäätös sivuston omistajan mukana ja kirjaudu ulos
- Vieraile paikallisessa taimitarhassa tilaamaan taimia ja helpottamaan puiden hankintaa
Puiden istutustapahtuman päivämäärä ja tiedot
- Määritä puiden istutustapahtuman päivämäärä ja yksityiskohdat
- Määritä puiden istutustapahtuman ohjelma, eli tervetuloviesti, sponsorin ja kumppanin tunnustus, seremonia (suositeltu kesto 15 minuuttia), vapaaehtoisten sisäänkirjautumisprosessi, koulutuskomponentti (jos sovellettavissa), puunistutusorganisaatio, tiiminjohtajat, tarvittavien vapaaehtoisten määrä , perustaa, siivota jne.
- Tunnista osallistujat, viihde, puhujat, paikalliset luottamushenkilöt jne., jotka haluat olla tapahtumassa, ja pyydä heitä merkitsemään päivämäärä kalentereihinsa
Istutuspuiden hoitosuunnitelma
- Kehitä istutuksen jälkeinen puiden hoitosuunnitelma kiinteistönomistajan kanssa
- Puiden kastelusuunnitelma - viikoittain
- Kehitä kitkemis- ja multaamissuunnitelma – kuukausittain
- Kehitä nuorten puiden suojelusuunnitelma (taimien suojaamiseksi verkko- tai muoviputkilla) - istutuksen jälkeinen
- Kehitä karsimisen ja puiden terveyden seurantasuunnitelma – vuosittain kolmen ensimmäisen vuoden aikana
- Katso vinkit puiden hoitosuunnitteluun ReLeaf-opetusseminaaristamme: Tree Care Through Establishment – vierailevana puhujana Doug Wildman
- Suosittelemme harkitsemaan budjetointia puiden hoitoon. Katso meidän Budjetointi puidenhoidon menestykseen auttamaan apurahaehdotuksessa tai uuden puunistutusohjelman perustamisessa.
Istutustarvikeluettelo
- Laadi istutustarvikeluettelo, tässä on joitain huomioitavia asioita:
- Kuokka (1-2 per joukkue)
- Pyöreäpäiset lapiot (3 per joukkue 15 gallonan ja sitä suuremmille puille, 2 per joukkue 5 gallonan ja pienempiä puita varten)
- Säkkikangas tai joustava kangas täytetyn maan vangitsemiseen ja nostamiseen (1-2 per joukkue)
- Käsilastat (1 per joukkue)
- Käsineet (pari jokaiselle henkilölle)
- Sakset merkintöjen poistamiseen
- Hyödyllinen veitsi astian leikkaamiseen (tarvittaessa)
- Puulastujen multaa (1 pussi per pieni puu, 1 pussi = 2 kuutiojalkaa) – Yleensä paikallinen puunhoitoyritys, koulupiiri tai puistoalue voi lahjoittaa ja toimittaa multaa ilmaiseksi ennakkoilmoituksella.
- Kottikärryt/haarukat multaa varten
- Vesilähde, letku, letkulappu tai kauhat/kärryt puille
- Puiset panokset ja/tai puiden suojaputket siteillä
- Vasara, naulakko tai vasara (tarvittaessa)
- Tarvittaessa porrasjakkarat/tikkaat puiden pinoamiseen
- PPE: Kypärät, silmäsuojaimet jne.
- Liikennekartioita (tarvittaessa)
Jos paikalla on tiivistynyttä maaperää, harkitse seuraavaa
- Valitse kirves
- Kaivutanko
- Kaira (On oltava ennakkohyväksytty kautta 811 lupa)
Vapaaehtoistyön suunnittelu
- Päätä, käytätkö vapaaehtoisia puiden istuttamiseen
- Päätä, käytätkö vapaaehtoisia puiden hoitoon kolmen ensimmäisen vuoden ajan ja pitkällä aikavälillä, mukaan lukien kastelu, silppuaminen, paalujen poisto, karsiminen ja kitkeminen
- Miten aiot rekrytoida vapaaehtoisia?
- Sosiaalinen media, puhelut, sähköpostit, lentolehtiset, naapurustoluettelot ja kumppaniorganisaatiot (Vinkkejä vapaaehtoisten rekrytointiin)
- Harkitse, että joillakin voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä saattaa olla henkilökuntaa tai tiimiä valmiina. Jotkut yritykset tai kunnat järjestävät yritystyöpäiviä tai hyödyntävät olemassa olevia verkostojaan ja osallistuvat tapahtumaasi taloudellisesti
- Määritä tarvittavien vapaaehtoisroolien tyypit eli tapahtuman järjestäminen, puiden istutusjohtajat/mentorit, vapaaehtoisten hallinta, kuten sisään-/uloskirjautuminen ja vastuuvapauden vahvistus, tapahtumakuvaus, puiden istuttajat, tapahtuman jälkeinen siivous.
- Luo vapaaehtoisen viestintä- ja hoitosuunnitelma, miten aiot saada vapaaehtoiset ilmoittautumaan tai vastaamaan etukäteen, kuinka vahvistat ja muistutat vapaaehtoista istutustapahtumasta tai puiden hoitotehtävistä jne., miten viestit turvallisuus- ja muista muistutuksista (harkitse luomista verkkosivustolomake, google-lomake tai online-rekisteröintiohjelmisto, kuten eventbrite tai signup.com)
- Kehitä suunnitelma vapaaehtoisten turvallisuudesta, ADA-mukavuustarpeista, käytännöistä/poikkeuksista, wc:n saatavuudesta, koulutus puiden istutuksesta ja puiden eduista sekä tapahtumasi kuka, mitä, missä ja milloin miksi.
- Hanki vapaaehtoinen vastuuvapaus ja määritä, onko organisaatiollasi tai istutuspaikallasi/kumppanillasi mahdollisesti vapaaehtoista vastuupolitiikkaa tai vaatimuksia, lomakkeita tai vastuuvapautuksia. Katso meidän Esimerkki vapaaehtoisesta luopumisesta ja valokuvajulkaisusta (.docx-lataus)
- Suunnittele vapaaehtoisten turvallisuus- ja mukavuustarpeet ja varaa tapahtumaan seuraavat asiat:
- Ensiapupakkaus, jossa sideharso, pinsetit ja siteet
- Aurinkosuojatuotteet
- Käsipyyhkeet
- Juomavesi (Kannustaa vapaaehtoisia tuomaan omat uudelleentäytettävät vesipullonsa)
- Välipaloja (harkitse lahjoituksen pyytämistä paikalliselta yritykseltä)
- Leikepöydän kirjautumisarkki kynällä
- Ylimääräiset vapaaehtoisten vastuuvapautukset vapaaehtoisille
- Kamera, jolla voi ottaa kuvia vapaaehtoistyöstä
- Vessan saavutettavuus
Vaihe 2: Rekrytoi ja ota mukaan vapaaehtoisia ja yhteisö
6 viikkoa ennen
Tapahtumatoimikunnan tehtävät
- Määritä erityistehtäviä komitean jäsenille työtaakan jakamiseksi
- Vahvista puutilaus ja toimituspäivä taimitarhasta
- Varmista puiden istutustarvikkeiden saatavuus
- Soita ja tarkista sivuston omistajalta ja 811 varmistaaksesi, että paikka on turvallinen istutusta varten
- Jatka varainhankintaa – etsi sponsoreita
- Kokoa kokeneiden puunistutusvapaaehtoisten tiimi, joka voi ohjata istutustiimejä tapahtumapäivänä
Suunnittele mediakampanja
- Luo tapahtumasta mediaa (videoita/kuvia), lentolehtisiä, julisteita, bannereita tai muuta mainosmateriaalia käytettäväksi sosiaalisessa mediassa tai yhteisön ilmoitustauluilla jne.
- Harkitse käyttöä Canva järjestöille: Tutustu helppoon tapaan luoda vaikuttavia sosiaalisen median grafiikoita ja markkinointimateriaaleja. Järjestö voi saada Canvan premium-ominaisuudet ilmaiseksi.
- Tarkista Arbor Day Foundationin markkinointityökalupakki inspiraatiota ja muokattavia PDF-tiedostoja, kuten pihakylttejä, oviripustimia, lentolehtisiä jne.
- Tunnista sosiaalisen median vaikuttajat, yhteisöryhmät jne. ja kerro heille tapahtumastasi ja yritä saada heidät mukaan
- Viimeistele puupinnoitusseremoniaasi ohjelmatiedot paikallisten kumppaneiden kanssa, mukaan lukien, haluatko käyttää lavaa, koroketta tai PA-järjestelmää.
- Rekrytoi vapaaehtoisia käyttämällä paikallisia uutispisteitä, kumppaneita, sähköpostilistoja ja sosiaalista mediaa
2-3 viikkoa ennen
Tapahtumatoimikunta Tehtävä
- Järjestä valiokunnan puheenjohtajan kokous varmistaaksesi, että jokainen valiokunta on suorittanut sille osoitetut tehtävät
- Kerää tarvikkeet vapaaehtoisen työkaluille yllä lueteltuihin istutus- ja mukavuustarpeisiin. Ota yhteyttä paikalliseen kirjastoon tai puistoosastoon työkalujen lainaamiseksi
- Lähetä vahvistussähköpostia/puheluita/tekstiviestejä tapahtumalogistiikkaa, turvallisuusmuistutuksia pukeutumisesta ja tuomisesta vapaaehtoisille, kumppaneille, sponsoreille jne.
- Re-vahvista puutilaus ja toimituspäivä taimitarhalle ja jaa yhteystiedot paikan päällä olevan yhteyshenkilön ja taimitarhan toimitustiimin välillä
- Vahvista tuo 811 on tyhjentänyt alueen istutusta varten
- Suunnittele paikan istutusta edeltävä valmistelu eli kitkeminen/maaperän korjaus/esikaivaminen (tarvittaessa) jne.
- Vahvista ja kerro puunistutusjohtaville vapaaehtoisille, jotka kouluttavat ja työskentelevät vapaaehtoisten kanssa tapahtuman aikana
Käynnistä mediakampanja
- Käynnistä mediakampanja ja mainosta tapahtumaa. Valmistele medianeuvonta/lehdistötiedote paikalliselle medialle ja tavoita yhteisön sosiaalisen median ryhmiä Facebookin, Instagramin, Twitterin jne.
- Jakaa lentolehtisiä, julisteita, bannereita jne.
- Tunnista alueesi uutiskanavat (sanomalehdet, uutiskanavat, YouTube-kanavat, freelancerit, radioasemat) ja hanki haastattelu heidän kanssaan keskustellaksesi tapahtumastasi
Vaihe 3: Pidä tapahtumasi ja istuta puitasi
Tapahtuman asetukset – Suositus 1-2 tuntia ennen tapahtumaasi
- Järjestä työkalut ja tarvikkeet
- Laajenna puita istutuspaikoilleen
- Käytä liikennekartioita tai varoitusteippiä luomaan suojaava este liikenteen ja vapaaehtoisten välille
- Perusta vesi-, kahvi- ja/tai välipalapiste (allergiaystävällinen) vapaaehtoisille
- Lavaseremonian/tapahtuman kokoontumisalue. Jos mahdollista, asenna ja testaa PA-järjestelmä / kannettava kaiutin musiikin kanssa
- Varmista, että wc:t ovat lukitsemattomia ja niissä on tarvikkeita
Vapaaehtoinen sisäänkirjautuminen – 15 minuuttia ennen
- Tervehdi vapaaehtoisia
- Pyydä vapaaehtoisia kirjautumaan sisään ja ulos, jotta he voivat seurata vapaaehtoistyötunteja
- Pyydä vapaaehtoisia allekirjoittamaan vastuuvapaus ja valokuvaamisesta luopuminen
- Tarkista ikä- tai turvallisuusvaatimukset, esim. suljetut kengät jne.
- Ohjaa vapaaehtoiset WC-tiloihin, vieraanvaraisuuspöytään, jossa on vettä/välipaloja, ja ryhmien kokoontumispaikkaan seremoniaa varten tai missä vapaaehtoiset opastetaan ennen puiden istutuksen alkamista
Seremonia ja tapahtuma
- Aloita seremonia/tapahtumaohjelma (Suosittelemme pitämään tervetuloviestin noin 15 minuuttiin)
- Tuo kaiuttimet tapahtumaalueen eteen
- Ota osallistujat ja vapaaehtoiset mukaan ja pyydä heitä kokoontumaan seremonian alkuun
- Kiitos kaikille osallistumisesta
- Kerro heille, kuinka heidän toimintansa puiden istuttamisessa hyödyttää ympäristöä, villieläimiä, yhteisöä jne.
- Anna tunnustusta apurahojen rahoittajille, sponsoreille, tärkeimmille kumppaneille jne.
- Tarjoa sponsorille mahdollisuus puhua (kestosuositus 2 minuuttia)
- Anna sivuston omistajalle mahdollisuus puhua (kesto 2 minuuttia)
- Tarjoa paikalliselle valitulle virkamiehelle mahdollisuus puhua (kestosuositus 3 minuuttia)
- Anna tapahtuman johtajalle mahdollisuus puhua tapahtumalogistiikasta ja tapahtumista, mukaan lukien vieraanvaraisuus/orientaatiotarpeet, kuten vessat, vesi jne. (kestosuositus 3 minuuttia)
- Näytä puun istuttaminen puiden istutusjohtajien avulla – yritä olla enintään 15 henkilöä puunistutusesittelyä kohden ja pidä se lyhyt
- Jaa vapaaehtoiset ryhmiin ja lähetä heidät istutuspaikoille puiden istutusjohtajien kanssa
- Pyydä puiden istutusjohtajia esittelemään työkalujen turvallisuutta
- Pyydä puiden istutusjohtajia pyytämään vapaaehtoisia esittelemään itsensä kertomalla nimensä ja venyttelemään ryhmä yhdessä ennen istutusta. Harkitse ryhmän nimeämistä puulleen
- Nimeä 1-2 puunistutusjohtajaa tarkastamaan jokainen puu istutuksen jälkeen laadunvalvontatarkastuksia varten puun syvyyden ja pylvään pituuden suhteen sekä silppuamisen
- Nimeä joku ottamaan kuvia tapahtumasta ja keräämään lainauksia vapaaehtoisilta ja kumppaneilta siitä, miksi he tekevät vapaaehtoistyötä, mitä se merkitsee heille, mitä he tekevät jne.
- Kun puiden istutus ja multaaminen on valmis, kokoa vapaaehtoiset takaisin yhteen välipala-/vesitauolle.
- Kutsu vapaaehtoisia jakamaan suosikkipäivänsä ja käyttämään aikaa kiittämään vapaaehtoisia ja jakamaan tai ilmoittamaan tulevista tapahtumista tai siitä, kuinka he voivat pysyä yhteydessä esimerkiksi sosiaaliseen mediaan, verkkosivustoon, sähköpostiin jne.
- Muistuta vapaaehtoisia kirjautumaan ulos, jotta voit seurata vapaaehtoistyötunteja
- Siivoa paikka varmistaaksesi, että kaikki laitteet, roskat ja muut esineet on poistettu
Vaihe 4: Tapahtuman jälkeen seuranta ja puiden hoitosuunnitelma
Tapahtuman jälkeen – seuranta
- Pese ja palauta lainatut työkalut
- Osoita arvostusta vapaaehtoisia kohtaan lähettämällä kiitoskirjeitä ja/tai sähköposteja ja kutsu heidät mukaan puunhoitotapahtumiin, kuten silppuamiseen, kasteluun ja istutettujen puiden hoitoon.
- Jaa tarinasi sosiaalisen median viestien kautta, johon merkitään apurahojen rahoittajat, sponsorit, avainkumppanit jne.
- Kirjoita tapahtumasta lehdistötiedote, joka sisältää tietoa tapahtumasta ja järjestäjistä, koko päivän ajan kootut tilastot, mielenkiintoisia lainauksia järjestäjiltä tai vapaaehtoisilta, kuvatekstikkäitä kuvia ja videoleikkeitä, jos sinulla on sellaisia. Kun olet koonnut kaikki materiaalit lehdistötiedotetta varten, lähetä se tiedotusvälineille, vaikuttajille ja organisaatioille, kuten apurahojen rahoittajille tai sponsoreille.
Pidä huolta puistasi
- Aloita kastelusuunnitelmasi - viikoittain
- Aloita kitkemis- ja silppuamissuunnitelmasi – kuukausittain
- Aloita puunsuojelusuunnitelmasi istutuksen jälkeen
- Aloita leikkaussuunnitelmasi – toisen tai kolmannen vuoden kuluttua istutuksesta