Træplantningsbegivenhedsværktøjssæt
Nedenfor er forslag og ressourcer til at hjælpe dig med at planlægge din træplantningsbegivenhed.
Sådan afholder du en vellykket træplantningsbegivenhed
At gøre klar til at være vært for en træplantningsbegivenhed kræver noget planlægning. Vi anbefaler at bruge tid på at udvikle en plan skitseret i følgende trin:
Trin 1: Planlæg din begivenhed 6-8 måneder før
Saml et planlægningsudvalg
- Identificer mål for træplantningsbegivenheden
- Identificer økonomiske behov og fundraising muligheder.
- Udarbejd en plan og start fundraising med det samme.
- Identificer træplantningsfrivillige job og udvalgsroller og -ansvar og skriv dem ned
- Anmod om en formand for en træplantningsbegivenhed og definer ansvarsområder for arrangementsudvalget.
- Ud over dette værktøjssæt kan du muligvis også finde Tree San Diego's Træplantningsprojekt/begivenhedsovervejelsesspørgsmål PDF nyttigt for din organisation, når du udformer din plan.
Stedvalg og projektgodkendelse
- Bestem dit træplantningssted
- Find ud af, hvem der ejer ejendommen, og bestem godkendelses- og tilladelsesprocessen for at plante træer på stedet
- Modtag godkendelse/tilladelse fra ejendommens ejer
- Vurder stedet for træplantning med ejendommens ejer. Bestem de fysiske begrænsninger for webstedet, såsom:
- Træets størrelse og højde overvejelser
- Rødder og belægning
- Energibesparelser
- Luftledningsbegrænsninger (strømledninger, bygningselementer osv.)
- Fare nedenfor (rør, ledninger, andre forsyningsbegrænsninger – Kontakt 811 før du graver for at anmode om, at de omtrentlige placeringer af nedgravede forsyninger skal markeres med maling eller flag.)
- Tilgængeligt sollys
- Skygge og nærliggende træer
- Jord og dræning
- Komprimeret jord
- Vandingskilde og tilgængelighed
- Ejendomsejerrelaterede bekymringer
- Overvej at udfylde en Tjekliste for webstedsvurdering. For at lære mere om prøvetjeklisten download Vejledning til vurdering af websted (Urban Horticulture Institue ved Cornell University) dette godt hjælpe dig med at bestemme den rigtige træart til placeringen(erne).
- Planlæg at forberede webstedet
- Ryd græstørv, hvor hvert træ vil blive plantet op til 1 og 1 1/2 gange trækrukkens bredde
- En ukrudtsfri zone vil forhindre træer i at blive udkonkurreret og reducerer muligheden for, at små gnavere forårsager skade på frøplanten
- Hvis der er komprimeret jord, skal du afgøre, om du vil grave hullerne før plantningsdatoen
- Hvis der er komprimeret jord, kan det være nødvendigt at ændre jorden. Jord kan ændres med kompost for at forbedre kvaliteten
Trævalg og indkøb
- Undersøg passende trætype for stedet efter at have afsluttet lokalitetsvurderingen.
- Følgende ressourcer kan være nyttige for dig i denne proces:
- VælgTree – Dette program designet af Urban Forestry Ecosystems Institute at Cal Poly er en træudvælgelsesdatabase for Californien. Du kan finde det bedste træ at plante efter egenskab eller postnummer
- Træer for det 21. århundrede er en guide produceret af California ReLeaf, der diskuterer otte trin til en blomstrende trækrone, herunder vigtigheden af trævalg.
- WUCOLS giver en vurdering af behov for kunstvanding for over 3,500 arter.
- Træf endelig beslutning om valg af træ med involvering af webstedsejeren, og skriv af
- Besøg din lokale planteskole for at bestille frøplanter og lette indkøb af træer
Træplantningsbegivenhedsdato og detaljer
- Bestem dato og detaljer for træplantningsbegivenheden
- Bestem program for træplantningsbegivenheder, dvs. velkomstbesked, sponsor- og partneranerkendelse, ceremoni (anbefalet varighed på 15 minutter), frivillig check-in-proces, uddannelseskomponent (hvis relevant), træplantningsorganisation, teamledere, antallet af nødvendige frivillige, opsætning, oprydning osv.
- Identificer deltagere, underholdning, foredragsholdere, lokale folkevalgte osv., som du ønsker til stede ved arrangementet, og bed dem om at sætte datoen i deres kalendere
Efterplantning af træplejeplan
- Udvikle en træplejeplan efter plantning med ejendomsejerens involvering
- Trævandingsplan – Ugentligt
- Udvikl en plan for ukrudt og nedklipning - månedligt
- Udvikl en beskyttelsesplan for unge træer (for at beskytte frøplanter ved hjælp af mesh eller plastikrør) - Efter plantning
- Udvikl en plan for beskæring og overvågning af træer – årligt i løbet af de første tre år
- For træplejeplanlægningstips, se venligst vores ReLeaf uddannelseswebinar: Tree Care Through Establishment – med gæstetaler Doug Wildman
- Vi anbefaler stærkt, at du overvejer at lægge budget for træpleje. Se vores Budgettering for succes med træpleje til at hjælpe dig med et bevillingsforslag eller til etablering af et nyt træplantningsprogram.
Plantningsforsyningsliste
- Udvikl en planteforsyningsliste, her er nogle ting at overveje:
- Hakke (1-2 pr. hold)
- Skovle med rund hoved (3 pr. hold for 15 gallon og opefter træer, 2 pr. hold for 5 gallon og mindre træer)
- Jute eller fleksibelt stof til at fange og løfte tilbagefyldt jord (1 til 2 pr. hold)
- Håndspartel (1 pr. hold)
- Handsker (par til hver person)
- Saks til at fjerne tags
- Brugskniv til at skære beholder væk (hvis nødvendigt)
- Træflis barkflis (1 pose pr. lille træ, 1 pose = 2 kubikfod) – Mulch kan typisk doneres og leveres af et lokalt træplejefirma, et skoledistrikt eller et parkdistrikt gratis med forudgående varsel.
- Trillebøre/højgafler til muld
- Vandkilde, slange, slangesmæk eller spande/vogne til træer
- Træpæle og eller træbeskyttelsesrør med bindebånd
- Hammer, hammer eller hammer (hvis nødvendigt)
- Trappeskamler / stiger, hvis det er nødvendigt, til at stikke træer
- PPE: Hjelme, øjenværn mv.
- Trafikkegler (hvis nødvendigt)
Hvis stedet har komprimeret jord, skal du overveje følgende
- Vælg øks
- Gravestang
- Snegl (Skal forhåndsgodkendes via 811 tilladelse)
Frivillig planlægning
- Bestem, om du vil bruge frivillige til at plante træer
- Bestem, om du vil bruge frivillige til at passe træerne i de første tre år og på lang sigt, herunder vanding, bioklipning, pælefjernelse, beskæring og lugning
- Hvordan vil du rekruttere frivillige?
- Sociale medier, telefonopkald, e-mails, flyers, nabolagslisteservere og partnerorganisationer (Tips til rekruttering af frivillige)
- Overvej, at nogle nonprofitorganisationer måske har personalet eller et team klar til at gå. Nogle virksomheder eller kommuner vil organisere virksomhedsdage eller udnytte deres eksisterende netværk og bidrage økonomisk til dit arrangement
- Bestem typen af frivillige roller, der er nødvendige, f.eks. oprettelse af arrangementer, træplantningsledere/mentorer, frivillig ledelse som check-in/check-out og bekræftelse af ansvarsfraskrivelse, begivenhedsfotografering, træplanter, oprydning efter begivenheden.
- Opret en frivillig kommunikations- og ledelsesplan, hvordan vil du få frivillige til at tilmelde sig eller svare på forhånd, hvordan vil du bekræfte og minde den frivillige om plantningsbegivenheden eller træplejepligter osv., hvordan vil du kommunikere sikkerhed og andre påmindelser (overvej at oprette en hjemmesideformular, google-formular eller bruge online registreringssoftware som eventbrite eller signup.com)
- Udvikl en plan for frivilliges sikkerhed, komfortbehov for ADA-overholdelse, politik/fritagelser, tilgængelighed af toiletter, undervisning om træplantning og fordelene ved træer, og hvem, hvad, hvor, hvornår hvorfor af dit arrangement
- Anskaf en frivillig ansvarsfraskrivelse og afgør, om din organisation eller planteplads/partner kan have krav om frivillige ansvarspolitikker eller krav, formularer eller ansvarsfraskrivelser. Se venligst vores Eksempel på frivillighed for frivillige og fotofrigivelse (.docx-download)
- Planlæg for de frivilliges behov for sikkerhed og komfort, og planlæg at have følgende til arrangementet:
- Førstehjælpssæt med gaze, pincet og bandager
- Solcreme
- Håndservietter
- Drikkevand (opfordre frivillige til at medbringe deres egne genopfyldelige vandflasker)
- Snacks (Overvej at bede en lokal virksomhed om en donation)
- Udklipsholder log ind ark med en pen
- Ekstra Frivillige Ansvarsfritagelser for drop-in frivillige
- Kamera til at tage billeder af frivillige, der arbejder
- Tilgængelighed for toiletter
Trin 2: Rekrutér og engager frivillige og fællesskab
6 uger før
Begivenhedsudvalget To Dos
- Tildel specifikke opgaver til udvalgsmedlemmer for at hjælpe med at sprede arbejdsbyrden
- Bekræft træbestillingen og leveringsdatoen med træplanteskolen
- Bekræft tilgængeligheden af træplantningsforsyninger
- Ring og tjek med webstedets ejer og 811 for at sikre, at stedet er sikkert til plantning
- Fortsæt med fundraising – søg sponsorer
- Sammensæt et team af erfarne træplantningsfrivillige, som kan vejlede plantningshold på dagen for arrangementet
Planlæg mediekampagne
- Opret medier (videoer/billeder), en flyer, plakat, banner eller andet reklamemateriale om begivenheden til brug på sociale medier eller community opslagstavler osv.
- Overvej at bruge Canva for nonprofitorganisationer: Oplev den nemme måde at skabe storslået grafik og marketingmateriale på sociale medier. Nonprofitorganisationer kan få Canvas premium-funktioner gratis.
- Til betaling Arbor Day Foundations Marketing Toolkit til inspiration og tilpasselige PDF'er som gårdskilte, dørbøjler, flyers osv.
- Identificer influentere på sociale medier, samfundsgrupper osv. og fortæl dem om din begivenhed og prøv at få dem involveret
- Afslut programdetaljerne for din træpletteringsceremoni med dine lokale partnere, herunder om du måske ønsker eller har adgang til at bruge en scene, et podium eller et PA-system.
- Rekrutter frivillige ved hjælp af lokale nyhedsmedier, partnere, e-mail-lister og sociale medier
2-3 uger før
Arrangementsudvalg Til dos
- Planlæg et udvalgsformandsmøde for at sikre, at hvert udvalg har fuldført tildelte opgaver med succes
- Saml forsyninger til den frivilliges værktøjer til plantning og komfortbehov, der er anført ovenfor. Spørg dit lokale bibliotek eller din parkafdeling for at låne værktøjer
- Send bekræftelsesmails/telefonopkald/sms med eventlogistik, sikkerhedspåmindelser om, hvad man skal have på og medbringe til frivillige, samarbejdspartnere, sponsorer mv.
- Re-bekræft træbestillingen og leveringsdatoen med træplanteskolen, og del kontaktoplysninger mellem kontaktperson på stedet og planteskoleleveringsteamet
- Bekræft det 811 har ryddet pladsen til beplantning
- Planlæg forberedelsen af stedet før plantning, dvs. lugning/jordændring/forgravning (hvis nødvendigt) osv.
- Bekræft og orienter de ledende frivillige til træplantning, som vil træne og arbejde med frivillige under arrangementet
Start mediekampagne
- Start mediekampagne og offentliggør begivenheden. Forbered medierådgivning/pressemeddelelse til lokale medier og nå ud til sociale mediegrupper via Facebook, Instagram, Twitter osv.
- Uddel flyers, plakater, bannere mv.
- Identificer nyhedsmedier i dit område (aviser, nyhedskanaler, YouTube-kanaler, freelancere, radiostationer) og få et interview med dem for at diskutere din begivenhed
Trin 3: Hold dit arrangement og plant dine træer
Opsætning af begivenhed – Anbefalet 1-2 timer før dit arrangement
- Læg værktøj og forsyninger ud
- Scenetræer på deres plantesteder
- Brug trafikkegler eller advarselstape til at skabe en beskyttende barriere mellem trafik og frivillige
- Opret en vand-, kaffe- og/eller snack (allergivenlig) station for frivillige
- Scene ceremoni/ arrangements samlingsområde. Hvis det er tilgængeligt, opsæt og test PA-systemet / den bærbare højttaler med musik
- Kontroller, at toiletterne er ulåste og fyldt med fornødenheder
Frivillig check-in – 15 minutter før
- Hils og byd frivillige velkommen
- Få frivillige til at logge ind og logge ud for at spore frivillige timer
- Få frivillige til at underskrive en ansvars- og fotograferingsfritagelse
- Tjek alder eller sikkerhedskrav, dvs. lukkede sko osv.
- Direkte frivillige til placeringen af toiletter, gæstfrihedsbord med vand/snacks og gruppeindsamlingssted for ceremonien, eller hvor frivillig orientering vil finde sted før starten af træplantning
Ceremoni og begivenhed
- Begynd ceremonien/begivenhedsprogrammet (vi anbefaler at holde velkomstbeskeden i ca. 15 minutter)
- Bring dine højttalere frem foran begivenhedsområdet
- Engager deltagere og frivillige, og bed dem om at samles til starten af ceremonien
- Tak til alle for at være med
- Fortæl dem, hvordan deres handlinger ved at plante træer vil gavne miljøet, dyrelivet, samfundet osv.
- Anerkend tilskudsfinansierere, sponsorer, nøglepartnere mv.
- Giv sponsoren mulighed for at tale (varighedsanbefaling 2 minutter)
- Giv webstedsejeren mulighed for at tale (varighed 2 minutter)
- Giv den lokale folkevalgte mulighed for at tale (varighedsanbefaling 3 minutter)
- Giv begivenhedslederen en chance for at tale om begivenhedslogistik og begivenheder, herunder behov for gæstfrihed/orientering, såsom toiletter, vand osv. (varighedsanbefaling 3 minutter)
- Demonstrer, hvordan du planter et træ ved hjælp af dine træplantningsledere – prøv ikke at have mere end 15 personer pr. træplantningsdemonstration og hold det kort
- Del frivillige i grupper og send dem til plantepladserne med træplantningsledere
- Få træplantningsledere til at give en demonstration af værktøjssikkerhed
- Få træplantningsledere til at få de frivillige til at præsentere sig selv ved at angive deres navne og strække en gruppe sammen før plantning, overvej at lade gruppen navngive deres træ
- Udpeg 1-2 træplantningsledere til at inspicere hvert træ efter plantning for at udføre et kvalitetskontroltjek for trædybde og pælængde og mulching
- Udpeg nogen til at tage billeder af begivenheden og indsamle citater fra frivillige og partnere om, hvorfor de melder sig frivilligt, hvad det betyder for dem, hvad de laver osv.
- Når træplantning og neddækning er færdig, samler du de frivillige igen for at holde en snack/vandpause.
- Inviter frivillige til at dele deres yndlingsdel af dagen og brug tiden til at takke de frivillige og dele eller annoncere kommende begivenheder, eller hvordan de kan holde kontakten, f.eks. sociale medier, hjemmeside, e-mail osv.
- Mind frivillige om at melde sig ud for at spore frivillige timer
- Ryd op på stedet og sørg for at alt udstyr, affald og andre genstande er blevet fjernet
Trin 4: Efter begivenheden opfølgning og træplejeplan
Efter begivenheden – Følg op
- Vask og returner eventuelt lånt værktøj
- Vis påskønnelse over for dine frivillige ved at sende takkebreve og/eller e-mails, og inviter dem til at deltage i træplejearrangementer såsom nedklipning, vanding og pasning af de plantede træer.
- Del din historie via opslag på sociale medier, der tagger bevillinger, sponsorer, nøglepartnere osv.
- Skriv en pressemeddelelse om begivenheden, der indeholder oplysninger om begivenheden og arrangørerne, statistik udarbejdet i løbet af dagen, interessante citater fra arrangører eller frivillige, billeder med billedtekster og videoklip, hvis du har dem. Når du har samlet alt materiale til din pressemeddelelse, skal du sende det til medier, influencers og organisationer som f.eks. dine bevillingsfinansierere eller sponsorer.
Pas på dine træer
- Start din vandingsplan – ugentligt
- Påbegynd din plan for lugning og nedklipning – hver måned
- Påbegynd din træbeskyttelsesplan – efter plantning
- Start din beskæringsplan - efter det andet eller tredje år efter plantning